想要掌握 Word 文件的修改歷史嗎？使用「追蹤修訂」功能，就能清楚記錄每一次的編輯過程。開啟追蹤修訂後，文件中的修改都會以標記呈現，方便你查看修改內容和時間。你可以選擇「簡易標記」或「所有標記」來調整顯示的詳細程度，方便你逐一檢視「word編輯紀錄」。此外，你可以透過「接受」或「拒絕」功能，決定是否保留修改內容，有效控管文件的版本和修改歷史。
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追蹤修訂功能開啟與修改標記
在多人協作的環境下，Microsoft Word 的「追蹤修訂」功能扮演著至關重要的角色，它可以清晰地記錄文件修改的過程，方便所有參與者了解修改內容、追蹤修改者，並有效地進行協作。想要開啟追蹤修訂功能，首先需要打開您的 Word 文件，接著在頂端選單中找到「校閱」選項卡，並點選其中的「追蹤修訂」。當您開啟追蹤修訂功能後，Word 會自動開始記錄所有修改，並在被修改的那一行前面顯示一個紅色的標記，標記的顏色可能會因設定而有所不同。這個標記代表著該行文字被修改過，點選標記可以查看修改的詳細內容。
如果您想查看更詳細的修改痕跡，可以進一步調整「追蹤修訂」的設定。在「校閱」選項卡中，找到「追蹤」下拉選單，並將「簡易標記」的表格下拉，選擇「所有標記」。這樣一來，Word 將會顯示所有修改的詳細資訊，包括修改時間、修改者以及修改內容的差異。例如，如果您在文件中添加了一段文字，Word 會將新增的文字以藍色底色顯示，並在旁邊顯示「新增」的標記；如果您刪除了一段文字，Word 會將刪除的文字以刪除線顯示，並在旁邊顯示「刪除」的標記。透過這些清晰的標記，您可以輕鬆地了解文件修改的過程，並快速找到需要關注的修改內容。
開啟 [追蹤修訂] 時，區段會醒目提示
開啟 [追蹤修訂] 功能後，Word 文件會以醒目的方式顯示修改內容，讓您輕鬆掌握文件的變更。這項功能對於多人合作的文件尤其重要，能有效避免混淆，並讓每個參與者清楚了解文件的修改過程。以下列舉開啟 [追蹤修訂] 後，Word 文件中會出現的醒目提示：
- 區段醒目提示：當您開啟 [追蹤修訂] 時，文件中的每個區段都會以醒目的方式顯示，例如變更的文字會以底線標示，刪除的文字會以刪除線標示，新增的文字則會以不同的顏色顯示。這些醒目的提示讓您一目了然地看到文件的修改內容，方便您追踪變更。
- 刪除線標示：當您刪除文字時，Word 會以刪除線標示該段文字，讓您清楚知道哪些內容被刪除。這項功能對於多人合作的文件尤其重要，能避免混淆，並讓每個參與者清楚了解文件的修改過程。
- 底線標示：當您新增文字時，Word 會以底線標示該段文字，讓您清楚知道哪些內容被新增。這項功能可以幫助您快速定位新添加的內容，方便您進行審閱和修改。
- 不同顏色表示：當多人合作編輯文件時，Word 會以不同的顏色表示不同作者的修改內容。例如，A 作者的修改內容可能以藍色顯示，B 作者的修改內容可能以紅色顯示。這樣一來，您就能輕鬆區分不同作者的修改內容，方便您追踪文件的變更過程。
除了上述醒目提示之外，Word 還提供其他功能來幫助您追踪文件的修改內容，例如 [修訂] 面板和 [修訂] 功能。這些功能可以讓您更詳細地了解文件的變更過程，並方便您進行審閱和修改。
word編輯紀錄. Photos provided by unsplash
從應用程式內檢視版本歷程記錄
如果您使用 Microsoft Office 檔，例如 Word、 Excel或PowerPoint 檔案，您可以從應用程式檢視版本歷程記錄，而非返回清單或文檔庫來檢視歷程記錄。 下列範例是從 Microsoft PowerPoint 檔案的 Backstage 檢視。
首先，開啟您要檢視版本歷程記錄的 Office 文件。接著，點選左上角的「檔案」選項卡，開啟 Backstage 檢視。在 Backstage 檢視中，點選左側的「資訊」選項。在「資訊」選項卡中，您會看到「版本」區塊。這個區塊會顯示該文件的最新版本資訊，以及「管理版本」按鈕。點選「管理版本」按鈕，您將會看到該文件的版本歷程記錄清單。
在版本歷程記錄清單中，您可以看到每個版本建立的時間、作者、以及版本備註。您可以點選每個版本，預覽該版本的內容。如果您想要恢復到舊版本，您可以點選該版本，然後點選「還原」按鈕。如果您想要比較兩個不同版本之間的差異，您可以選擇兩個版本，然後點選「比較」按鈕。
透過這種方式，您可以在應用程式內輕鬆地檢視文件版本歷程記錄，追蹤文件變更、恢復到舊版本、比較不同版本之間的差異等。這比返回清單或文檔庫來檢視歷程記錄更方便快捷。
除了上述方法之外，您也可以使用 Office 的「追蹤修訂」功能來追蹤文件變更。在「審閱」選項卡中，您可以開啟或關閉「追蹤修訂」功能。當您開啟「追蹤修訂」功能時，所有對文件的修改都會被記錄下來，包括新增、刪除、修改文字等。您可以查看這些修訂，並接受或拒絕它們。
總之，Microsoft Office 應用程式提供了一系列強大的版本管理功能，可以幫助您輕鬆地追蹤文件變更、恢復到舊版本、比較不同版本之間的差異等。善用這些功能，您可以有效地管理文件版本，並確保文件安全和完整性。
| 步驟 | 操作 |
|---|---|
| 1 | 開啟您要檢視版本歷程記錄的 Office 文件。 |
| 2 | 點選左上角的「檔案」選項卡，開啟 Backstage 檢視。 |
| 3 | 在 Backstage 檢視中，點選左側的「資訊」選項。 |
| 4 | 在「資訊」選項卡中，您會看到「版本」區塊，點選「管理版本」按鈕。 |
| 5 | 在版本歷程記錄清單中，您可以檢視每個版本的時間、作者、以及版本備註。 |
| 6 | 您可以點選每個版本，預覽該版本的內容。 |
| 7 | 要恢復到舊版本，點選該版本，然後點選「還原」按鈕。 |
| 8 | 要比較兩個不同版本之間的差異，選擇兩個版本，然後點選「比較」按鈕。 |
追蹤修訂的應用場景：讓修改更透明
有時候遇到老師批改報告或是請同事或同學幫忙進行文件的修飾時，想要了解別人修改的地方，就可以使用 Word 一個很棒的功能「追蹤修訂」，它可以將所有修改的內容以不同的顏色和標記顯示出來，讓你清楚地看到每個修改的地方，並方便你接受或拒絕這些修改。例如，老師批改作業時，可以透過追蹤修訂功能，在學生文章中直接修改錯誤，並加上註解說明錯誤原因，讓學生清楚地了解自己的錯誤並進行修正。同事之間協作修改文件時，也可以使用追蹤修訂功能，讓每個人都能清楚地看到彼此的修改，並進行討論和調整，提高協作效率。
除了批改作業和協作修改文件之外，追蹤修訂功能還有很多其他應用場景。例如，你可以使用它來記錄自己修改文章的過程，方便日後查看和修改；也可以使用它來比較不同版本的文檔，找出差異並進行調整。總之，追蹤修訂功能是一個非常實用的功能，可以幫助你更有效率地進行文件修改和協作，提高工作效率和學習效率。
在使用追蹤修訂功能時，你可以根據自己的需求設定不同的顯示方式，例如，你可以選擇只顯示修改的內容，也可以選擇顯示所有修改的內容，包括修改的內容、修改的時間和修改者的姓名等。你也可以選擇不同的顏色和標記來區分不同的修改類型，例如，使用紅色標記來表示刪除的內容，使用藍色標記來表示新增的內容等。這些設定可以幫助你更方便地查看和管理修改的內容。
忘記鎖定追蹤？「比較」功能來幫忙！
如果今天忘記鎖定追蹤，對方也不熟悉追蹤功能，別擔心！Word還有一項功能，可以自動判斷兩個文件差異，叫做「比較」。這項功能特別適合用於確認多人協作文件時，誰做了哪些修改。只要載入修訂前和修訂後的文件，按下確定，Word就會在左欄清單列出所有異動，並以不同的顏色標示出新增、刪除或修改的文字。
使用「比較」功能非常簡單，步驟如下：
- 開啟Word文件，點選「審閱」標籤。
- 在「比較」區塊中，點選「比較」。
- 在彈出視窗中，選擇「原始文件」和「修訂文件」。
- 勾選「顯示修訂」選項，並按下「確定」。
Word就會自動將兩個文件進行比較，並將所有異動列在左欄清單中。你可以點選每個異動項目，查看詳細的修改內容。此外，Word還提供了一些方便的功能，例如：
- 接受所有變更：一次性接受所有修改。
- 拒絕所有變更：一次性拒絕所有修改。
- 接受或拒絕單一變更：逐一審閱修改內容，並選擇接受或拒絕。
「比較」功能不僅可以幫助你快速找出文件差異，還可以幫助你確認修改內容是否正確，避免錯誤或遺漏。如果你經常需要與他人協作編輯文件，建議你學習使用「比較」功能，它將會成為你工作中不可或缺的工具。
word編輯紀錄結論
掌握Word的追蹤修訂功能，不僅能清晰地記錄每一次的修改，更能有效提升文件協作的效率。透過追蹤修訂功能，你可以輕鬆查看文件修改的內容，了解修改者、修改時間，並快速定位需要關注的修改內容。无论是多人协作还是个人修改，追蹤修訂功能都是保持文件完整性、有效管理word編輯紀錄不可或缺的工具。
除了追蹤修訂功能，Word還提供了「比較」功能，可以幫助你快速找出兩個文件之間的差異。如果你忘記鎖定追蹤功能，或需要比較不同版本的文件，這個功能也能派上用場。
希望本篇文章能幫助你深入了解Word追蹤修訂功能，提升你的文件編輯和協作效率。
Word編輯紀錄 常見問題快速FAQ
如何知道追蹤修訂功能是否開啟？
您可以查看 Word 文件的狀態列，若狀態列顯示「修訂」，表示追蹤修訂功能已開啟。
追蹤修訂功能可以記錄哪些修改？
追蹤修訂功能可以記錄所有修改，包括新增文字、刪除文字、修改文字、移動文字、插入圖片、表格等。
如何使用「比較」功能來檢視兩個文件的差異？
在「審閱」標籤中，點選「比較」，然後選擇「原始文件」和「修訂文件」，勾選「顯示修訂」，並按下「確定」即可。Word會自動將兩個文件進行比較，並將所有異動列在左欄清單中。