Word目錄製作秘訣:輕鬆設定頁碼、建立圖表目錄

想要在 Word 文件中輕鬆建立專業目錄嗎?本文將帶領你一步步設定目錄階層、新增章節以及圖表目錄,並教你如何讓目錄自動更新,即使文件內容發生變動也能保持一致。你將學習如何設定章節標題和頁碼,並了解 Word 如何自動抓取這些信息,並將其整合到目錄中。此外,我們還會深入探討如何使用 Word 自動產生目錄,並設定頁碼格式,讓你輕鬆建立一份專業且美觀的目錄。

可以參考 Word目錄製作完整攻略:輕鬆打造專業報告

目錄設定:讓你的文件井然有序

在撰寫長篇報告、論文或書籍時,目錄是不可或缺的導航工具,它能幫助讀者快速找到所需資訊。Word 提供了強大的目錄製作功能,讓你可以輕鬆建立專業且自動更新的目錄,即使文章內容發生變動,目錄也能隨時保持一致。

首先,你需要設定目錄的階層結構。這就像為你的文章建立一個骨架,讓目錄能準確反映文章的組織架構。你可以根據文章的章節結構,設定一級標題、二級標題、三級標題等等,並使用 Word 的「樣式」功能為每個層級的標題設定不同的樣式,例如「標題 1」、「標題 2」等。這樣一來,Word 就會自動識別每個標題的層級,並在目錄中以不同的縮排和編號顯示。

設定好目錄階層後,你需要為每個章節設定標題和頁碼。Word 提供了方便的工具,可以自動為每個章節添加頁碼,並將頁碼資訊與目錄連結。當你修改文章內容時,Word 會自動更新目錄中的頁碼,確保目錄與文章內容保持一致。

除了文字目錄之外,你還可以建立圖表目錄,方便讀者快速找到圖表信息。Word 提供了專門的工具,可以自動建立圖表目錄,並將圖表標題和頁碼添加到目錄中。

透過設定目錄階層、章節設定以及頁碼,並利用 Word 的自動更新功能,你可以輕鬆建立專業、美觀且方便使用的目錄,讓你的文件更具可讀性和專業性。

設定標題樣式

設定好標題階層後,接下來就要開始設定標題樣式,讓 Word 自動目錄能正確地顯示。 Word 預設會為標題設定不同的樣式,例如「標題 1」、「標題 2」等等。這些樣式會影響標題在目錄中的顯示方式,例如字體、字體大小、顏色等等。

以下是一些設定標題樣式的步驟:

  1. 選取標題文字:首先,選取文章中第一層標題的文字,例如「6.」。
  2. 設定標題樣式:在 Word 的「開始」標籤中,找到「樣式」區塊,並點選「標題 1」。
  3. 設定其他標題樣式:重複步驟 1 和 2,將其他標題層級的文字設定為對應的標題樣式。例如,將第二層標題「abcdefg」設定為「標題 2」,第三層標題「i. ii. iii.」設定為「標題 3」。

設定標題樣式的步驟非常簡單,但它卻是建立自動目錄的基礎。設定正確的標題樣式,才能讓 Word 自動目錄正確地顯示標題和頁碼。此外,你也可以根據自己的需求,調整標題樣式的格式,例如字體、字體大小、顏色等等。

以下是一些設定標題樣式的額外提示:

  • 使用預設樣式:Word 預設的標題樣式已經非常實用,建議先使用預設樣式,並根據自己的需求進行調整。
  • 建立自訂樣式:如果你需要更複雜的標題樣式,可以建立自訂樣式。在「樣式」區塊中,點選「更多」>「建立新的樣式」,即可建立自訂樣式。
  • 使用樣式集:Word 提供多種樣式集,可以快速設定標題樣式。在「樣式」區塊中,點選「更多」>「樣式集」,即可選擇不同的樣式集。

設定標題樣式是建立自動目錄的第一步,也是非常重要的一步。只要設定正確的標題樣式,就能輕鬆建立出符合需求的自動目錄。

Word目錄製作秘訣:輕鬆設定頁碼、建立圖表目錄

word目錄頁碼設定. Photos provided by unsplash

Microsoft Word自動頁碼 設定教學

設定完標題樣式後,接下來我們要進行自動頁碼的設定。在 Word 中,頁碼的設定非常方便,可以輕鬆地將頁碼插入到文件中的任何位置。以下將詳細說明如何在 Word 中設定自動頁碼:

1. 插入頁碼: 點選「插入」→「頁碼」,選擇您想要的頁碼位置和格式。例如,您可以選擇將頁碼放置在頁面頂端、底部或頁面邊緣。

2. 設定頁碼格式: 在插入頁碼後,您可以進一步設定頁碼的格式,例如字體、大小、顏色和對齊方式。您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼格式」功能進行設定。

3. 設定不同頁碼格式: 如果您需要在文件中的不同部分使用不同的頁碼格式,例如在目錄頁使用羅馬數字,而在正文頁使用阿拉伯數字,您可以使用「分隔符」功能。在需要插入不同頁碼格式的頁面之前,插入分隔符,然後再設定新的頁碼格式。

4. 設定起始頁碼: 如果您需要從特定數字開始編號,例如從第二頁開始編號,您可以透過「頁碼」選項卡中的「起始頁碼」功能進行設定。

5. 設定頁碼位置: 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼位置」功能,將頁碼放置在頁面的任何位置,例如頁面頂端、底部或頁面邊緣。

6. 設定頁碼樣式: 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼樣式」功能,選擇不同的頁碼樣式,例如阿拉伯數字、羅馬數字、字母等。

7. 設定頁碼方向: 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼方向」功能,設定頁碼的方向,例如水平或垂直。

8. 設定頁碼間距: 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼間距」功能,設定頁碼與其他文字或圖像的間距。

設定完頁碼後,您就可以輕鬆地將頁碼插入到文件中的任何位置,並根據您的需求設定不同的頁碼格式和位置。

Microsoft Word 自動頁碼 設定教學
步驟 說明
1. 插入頁碼 點選「插入」→「頁碼」,選擇您想要的頁碼位置和格式。
2. 設定頁碼格式 在插入頁碼後,您可以進一步設定頁碼的格式,例如字體、大小、顏色和對齊方式。您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼格式」功能進行設定。
3. 設定不同頁碼格式 如果您需要在文件中的不同部分使用不同的頁碼格式,例如在目錄頁使用羅馬數字,而在正文頁使用阿拉伯數字,您可以使用「分隔符」功能。在需要插入不同頁碼格式的頁面之前,插入分隔符,然後再設定新的頁碼格式。
4. 設定起始頁碼 如果您需要從特定數字開始編號,例如從第二頁開始編號,您可以透過「頁碼」選項卡中的「起始頁碼」功能進行設定。
5. 設定頁碼位置 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼位置」功能,將頁碼放置在頁面的任何位置,例如頁面頂端、底部或頁面邊緣。
6. 設定頁碼樣式 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼樣式」功能,選擇不同的頁碼樣式,例如阿拉伯數字、羅馬數字、字母等。
7. 設定頁碼方向 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼方向」功能,設定頁碼的方向,例如水平或垂直。
8. 設定頁碼間距 您可以透過「頁碼」選項卡中的「頁碼間距」功能,設定頁碼與其他文字或圖像的間距。

設定目錄 (請詳上圖說明)

這一步是關鍵,等一下要設定目錄時,Word 會去抓取所有樣式為「標題 1」的文字,自動生成目錄。設定目錄的步驟如下:

  1. 點選「插入」>「目錄」:在 Word 的功能列中,找到「插入」選項,並點選下拉選單中的「目錄」。
  2. 選擇目錄樣式:Word 提供多種目錄樣式,您可以根據自己的需求選擇合適的樣式。例如,您可以選擇「自動目錄 1」或「自動目錄 2」,也可以自訂目錄樣式。
  3. 調整目錄位置:您可以根據需要調整目錄的位置,例如將目錄放在文件的最前面或最後面。您可以使用滑鼠拖曳目錄到您想要的位置,也可以使用「剪下」和「貼上」功能移動目錄。
  4. 更新目錄:當您修改文件內容時,例如新增或刪除標題,您需要更新目錄以反映最新的內容。您可以點選目錄,然後點選右鍵選單中的「更新欄位」。

這個目錄是自動生成的,也可以自動更新目錄的頁碼。當您修改文件內容時,目錄會自動更新,確保目錄中的頁碼始終與文件內容一致。這也是使用樣式設定目錄的優點之一,可以省去您手動更新目錄的麻煩。

設定好目錄後,您就可以輕鬆地瀏覽您的文件,並快速找到您需要的資訊。使用 Word 的樣式功能設定目錄,不僅可以提升文件的專業度,更可以節省您的時間和精力。

目錄頁碼的調整

目錄產生的頁碼是依照目前的文件內容來自動生成,也就是連目錄都被列入,這部分就需要再調整頁碼的設定,可參考先前分享的文章「Word教學:頁碼設定,要哪頁開始都OK」,將目錄或是封面給排除掉,從內容開始的地方計算第一頁。

舉例來說,如果你的文件包含封面、目錄、內容,而你想要從內容的第一頁開始編號為「1」,那麼就需要將目錄頁碼設定為「i」,並從內容的第一頁開始設定為「1」。

以下是調整目錄頁碼的步驟:

  1. 將游標移到目錄頁面的最後一行。
  2. 點選「插入」>「分隔符」>「分節符」>「下一頁」。 這樣做會在目錄頁面和內容頁面之間插入一個分節符,讓後續的頁碼設定只影響內容頁面。
  3. 將游標移到內容頁面的第一行。
  4. 點選「插入」>「頁碼」>「頁碼格式」。
  5. 在「頁碼編號」中選擇「1」。
  6. 在「頁碼位置」中選擇你想要的頁碼位置。
  7. 點選「套用」。

完成以上步驟後,目錄頁面的頁碼就會變成「i」,而內容頁面的頁碼則會從「1」開始編號。

如果你需要調整其他頁碼設定,例如從特定頁面開始編號,或是更改頁碼格式,都可以參考先前分享的文章「Word教學:頁碼設定,要哪頁開始都OK」進行調整。

可以參考 word目錄頁碼設定

Word目錄頁碼設定結論

學會了Word目錄頁碼設定,你的文件就如虎添翼!現在你可以輕鬆建立一個專業且美觀的目錄,讓你的報告、論文或書籍更加清晰易讀。只要掌握設定標題樣式、自動頁碼以及目錄,就能有效提升文件的專業度和可讀性。

別忘了,Word目錄頁碼設定不僅能讓你的文件更具條理,還能節省你大量時間和精力。當你修改文件內容時,目錄會自動更新,確保目錄中的頁碼始終與文件內容一致。這將幫助你避免手動更新目錄的繁瑣過程,讓你的文件製作更加輕鬆流暢。

快來試試吧!將這些技巧應用到你的文件製作中,你一定能輕鬆建立出完美的目錄,為你的文件增添一抹專業的亮點!

Word目錄頁碼設定 常見問題快速FAQ

如何讓目錄頁碼顯示為羅馬數字?

在 Word 中,目錄頁碼預設會以阿拉伯數字顯示。要將目錄頁碼改為羅馬數字,你需要在設定目錄頁碼時,選擇「羅馬數字」的格式。具體步驟如下:

  1. 將游標移到目錄頁面的最後一行。
  2. 點選「插入」>「分隔符」>「分節符」>「下一頁」。
  3. 將游標移到內容頁面的第一行。
  4. 點選「插入」>「頁碼」>「頁碼格式」。
  5. 在「頁碼編號」中選擇「i」。
  6. 在「頁碼位置」中選擇你想要的頁碼位置。
  7. 點選「套用」。

這樣一來,目錄頁碼就會顯示為羅馬數字「i」,而內容頁碼則會從「1」開始編號。

如何在目錄中加入圖表目錄?

在 Word 中,除了建立文字目錄之外,你也可以建立圖表目錄,方便讀者快速找到圖表信息。以下是如何在目錄中加入圖表目錄的步驟:

  1. 將游標移到目錄頁面的最後一行。
  2. 點選「插入」>「分隔符」>「分節符」>「下一頁」。
  3. 將游標移到內容頁面的第一行。
  4. 點選「插入」>「目錄」>「圖表目錄」。
  5. 選擇圖表目錄樣式。
  6. 點選「確定」。

Word 會自動建立一個包含所有圖表標題和頁碼的圖表目錄。在建立圖表目錄之前,請確認你的所有圖表都已經設定了標題,並且標題樣式已設定為「圖表標題」。

如果目錄頁碼自動更新後出現錯誤,該怎麼處理?

如果目錄頁碼自動更新後出現錯誤,例如頁碼顯示錯誤或目錄內容未更新,可能是因為文件內容發生了變動,但目錄沒有被更新。要解決這個問題,你可以嘗試以下方法:

  1. 重新更新目錄:點選目錄,然後點選右鍵選單中的「更新欄位」。
  2. 檢查標題樣式:確認所有標題都已設定為正確的標題樣式,例如「標題 1」、「標題 2」等等。
  3. 檢查頁碼設定:確認頁碼設定正確,並且分節符設定無誤。
  4. 重新建立目錄:如果以上方法都無法解決問題,你可以嘗試重新建立目錄。點選目錄,然後點選右鍵選單中的「刪除」。然後,再點選「插入」>「目錄」>「自動目錄 1」,重新建立目錄。

如果問題依然存在,請確認你的 Word 文件版本是否為最新版本,並嘗試更新 Word 到最新版本,以確保功能正常運作。

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By Zac Lu

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