想要讓你的Word文件更井然有序嗎？學會Word目錄更新技巧，讓你的文件一目了然！使用Word內建功能，只需將標題設定為不同的樣式，就能自動生成目錄。更棒的是，當你修改文件內容時，目錄也會自動更新，省時省力。你還可以進一步調整目錄的層級結構，使它更符合你的需求。掌握這些技巧，輕鬆打造專業、易讀的文件！
Word目錄更新：輕鬆打造井然有序的文件
在撰寫長篇文件時，目錄就如同指引讀者瀏覽內容的羅盤，讓讀者能快速找到所需資訊。Word提供了強大的目錄功能，可以幫助你輕鬆建立、更新和調整目錄，讓你的文件井然有序，提升可讀性和專業性。無論你是撰寫論文、報告、教材，或是其他需要目錄的文件，掌握Word目錄的製作和更新技巧，將有助於你提升工作效率，並呈現出更完善的文件。
你是否曾遇到過以下問題？
- 每次新增或修改內容後，都要手動更新目錄，耗費大量時間？
- 目錄的樣式無法符合你的文件需求，需要花費額外的時間調整？
- 想要建立多層次的目錄結構，卻不知道如何設定？
別擔心！本篇文章將帶你深入了解Word目錄的製作和更新技巧，並分享實用的技巧和範例，幫助你輕鬆打造井然有序的文件，讓你的文件更具專業性。
設定分節與套用多層次清單
完成標題樣式的設定後，接下來要進行目錄自動更新的關鍵步驟：設定分節與套用多層次清單。這兩個步驟可以讓 Word 辨識文件中的章節結構，並自動生成目錄。
首先，在設定頁碼之前，需要先在文件的大段落之間，使用「分隔設定」的「下一頁」來替文件設定分節。此處以第幾章來劃分，例如，在第一章的結尾處插入分節符，將第二章與第一章區隔開來。這樣做的目的是讓 Word 能够识别不同的章節，方便后续的目錄生成。
接著，到「常用」的分頁，替各章節的標題套用「多層次清單」。Word 清單庫已經內建幾個範本，可以按照需求挑選套用。例如，可以選擇「1. 章節標題」、「1.1. 小節標題」等樣式，將章節標題和各級小節標題套用不同的樣式。
套用多層次清單之後，你可能會發現 Word 的範本與你期望的樣式有所差異。例如，你可能希望章節標題使用粗體字，而 Word 的範本卻使用斜體字。因此，你需要進一步修改多層次清單的設定。
進入「定義新的多層次清單」後，你可以根據需求進行以下修改：
- 選定要修改的階層：例如，你想修改章節標題的樣式，就選定「第 1 層」。
- 設定字型或縮排位置：你可以根據自己的喜好，設定章節標題的字型、字體大小、顏色以及縮排位置等。
- 選擇「較多」以開啟更多選項：在「圖庫顯示的層級」中，比照文件章節的階層來設定為第 1 層或第 2 層。例如，如果你的文件有兩級標題，就將「圖庫顯示的層級」設定為「2」。
完成以上步驟後，Word 就會根據你設定的樣式，自動生成目錄。當你修改文件內容時，目錄也會自動更新，保持與文件內容一致。
word目錄更新. Photos provided by unsplash
善用「標題」樣式
首先，若要製作自動更新的目錄，在輸入內容的標題時，需善用功能列「常用」中樣式內的「標題」。Word 提供了多種標題樣式，例如「標題 1」、「標題 2」、「標題 3」等，這些樣式不僅能讓你的文件更具條理，同時也方便 Word 自動生成目錄。
使用「標題」樣式時，建議遵循以下原則：
- 層級分明：使用不同的標題樣式來區分不同層級的內容。例如，使用「標題 1」作為文章的主要標題，「標題 2」作為章節標題，「標題 3」作為小節標題。這樣可以讓你的文件結構清晰，方便讀者理解。
- 簡潔明瞭：標題應簡潔明瞭，概括內容重點，避免使用過於冗長的詞彙。
- 一致性：使用相同的標題樣式來表示相同層級的內容，例如，所有章節標題都使用「標題 2」樣式。這樣可以讓你的文件風格統一，易於閱讀。
使用「標題」樣式不僅能讓你的文件更具條理，同時也能讓 Word 自動生成目錄變得更加容易。在完成所有內容的輸入後，你只需在「參考」選項卡中點擊「目錄」按鈕，Word 便會根據你所使用的「標題」樣式自動生成一個目錄，並與你的內容建立連結。當你修改內容時，目錄也會自動更新，省去你手動更新的麻煩。
| 項目 | 說明 |
|---|---|
| 層級分明 | 使用不同的標題樣式來區分不同層級的內容，例如，「標題 1」作為文章的主要標題，「標題 2」作為章節標題，「標題 3」作為小節標題，讓文件結構清晰，方便讀者理解。 |
| 簡潔明瞭 | 標題應簡潔明瞭，概括內容重點，避免使用過於冗長的詞彙。 |
| 一致性 | 使用相同的標題樣式來表示相同層級的內容，例如，所有章節標題都使用「標題 2」樣式，讓文件風格統一，易於閱讀。 |
目錄格式設定：打造專業一致的視覺效果
除了自動更新功能外，Word 的目錄格式設定功能也能讓你的目錄更具專業性。你可以根據自己的需求，調整目錄的字體、字體大小、字體顏色、間距、對齊方式等等。例如，你可以將目錄標題設定為粗體字，並使用較大的字體大小，讓目錄標題更醒目。你也可以將目錄內容設定為較小的字體大小，讓目錄內容更精簡。此外，你也可以調整目錄的間距，讓目錄更易於閱讀。Word 提供了豐富的格式設定選項，你可以根據自己的喜好和文件風格，打造出符合需求的目錄。
除了基本格式設定外，你還可以利用 Word 的「樣式」功能，為目錄建立統一的樣式。例如，你可以建立一個「目錄標題」樣式，將所有目錄標題的格式設定為一致。這樣一來，你就可以輕鬆地將所有目錄標題的格式設定為一致，而無需逐一調整。Word 的「樣式」功能可以幫助你快速建立統一的目錄格式，讓你的目錄更具專業性。
在設定目錄格式時，建議你參考一些文件格式規範，例如 APA 格式、MLA 格式等等。這些格式規範會提供一些關於目錄格式的建議，例如目錄標題的格式、目錄內容的格式等等。參考這些格式規範可以幫助你建立更符合專業標準的目錄。
總之，Word 的目錄格式設定功能可以幫助你打造出更具專業性、更易於閱讀的目錄。你可以根據自己的需求，調整目錄的格式，讓你的目錄更符合你的文件風格。
更新索引
與目錄更新類似，索引的更新也同樣重要。索引是文件的重要組成部分，它能幫助讀者快速找到特定內容。當文件內容發生變動時，索引也需要相應更新，以確保其準確性。在 Word 中，更新索引的步驟與更新目錄基本相同，同樣可以選擇「僅更新頁碼」或「更新整個數據表」兩種更新方式。
若僅需更新索引中的頁碼，則選擇「僅更新頁碼」即可。這適用於索引標題文字未變動，僅頁碼發生變化的情況。例如，您可能修改了某個章節的內容，導致該章節的頁碼發生變化，但索引標題文字保持不變。這種情況下，選擇「僅更新頁碼」即可快速更新索引，而無需重新建立整個索引。
如果索引標題文字發生變動，或需要更新索引中的所有內容，則應選擇「更新整個數據表」。這會重新建立整個索引，並反映所有變動。例如，您可能修改了某個索引條目的標題文字，或新增了新的索引條目，這時就需要選擇「更新整個數據表」來更新索引。
需要注意的是，手動建立的索引數據表無法自動更新。Word 無法識別手動建立的數據表，因此無法自動更新其內容。對於手動建立的索引數據表，您需要手動輸入變更，以確保其與文件內容保持一致。
定期更新索引可以確保文件內容的準確性和易讀性。當您對文件進行任何修改時，請務必檢查索引並進行相應的更新，以保持文件內容的完整性和一致性。
Word目錄更新結論
透過掌握Word目錄更新技巧，你就能輕鬆打造出井然有序的文件，讓你的文件更具專業性，提升可讀性，更能有效地傳達你的訊息。 不論是論文、報告、教材或任何需要目錄的文件，善用Word的自動更新功能，能省去你手動更新目錄的麻煩，提升工作效率。你還可以進一步調整目錄的樣式，讓目錄更符合你的文件需求，讓你的文件更具一致性和專業性。
希望本文提供的資訊能幫助你掌握Word目錄更新技巧，並能實際應用於你的文件創作中。記住，一個好的目錄能讓你的文件更加清晰易懂，讓讀者能更快速地找到所需資訊。
Word目錄更新 常見問題快速FAQ
如何將Word目錄中的頁碼自動更新？
只要你使用「標題」樣式來標記你的文件內容，並使用 Word 內建的「目錄」功能，目錄的頁碼就會自動更新。當你修改文件內容，導致頁碼變動時，目錄中的頁碼也會自動跟著調整。
如果我想要修改目錄的樣式，例如調整字體大小或顏色，該怎麼做？
在目錄生成後，你可以直接選取目錄中的文字，並使用 Word 的格式工具進行修改，例如調整字體大小、顏色、對齊方式等等。此外，你也可以建立「樣式」，為目錄設定統一的格式，方便快速修改。
如果我需要新增或刪除目錄中的項目，該怎麼做？
新增目錄項目：在文件內容中新增標題，並使用「標題」樣式，然後更新目錄。
刪除目錄項目：刪除文件內容中的標題，然後更新目錄。
更新目錄：點擊目錄，右鍵選擇「更新欄位」，選擇「更新整個數據表」即可。