在 Microsoft Word 中，您可以輕鬆管理文件版本，確保不會遺失任何重要修改。透過 Word 的內建「歷史記錄」功能，您可以查看過去的檔案版本、追蹤文件變更，甚至恢復意外關閉或未儲存的文件。您也可以自訂顯示的最近文件數量，或清除歷史記錄以保護隱私。利用這些功能，您可以有效地管理 Word 文件的歷史記錄，避免遺失重要文件版本，並確保文件安全可靠。
查看 Word 文件的歷史記錄：找回遺失的版本
在使用 Microsoft Word 編輯文件時，您是否曾經因為意外關閉文件或不小心覆蓋了舊版本而感到懊惱？ 或者，您是否需要查看過去的版本以確認修改內容？ Word 提供了強大的歷史記錄功能，讓您可以輕鬆地追蹤文件修改的歷程，並找回任何需要的版本。 您可以透過「最近的文件」列表、Backstage 檢視或文件選項查看過去的檔案版本，甚至使用「文件恢復」功能找回意外關閉或未儲存的檔案。
舉例來說，您正在撰寫一份重要的報告，已經修改了許多次。 在您完成最後一次修改並儲存後，才發現之前的版本更符合您的需求。 透過 Word 的歷史記錄功能，您可以輕鬆地找到之前的版本，並將其恢復。
除了查看歷史記錄，您還可以設定顯示最近打開文件的數量，以及調整設定以符合個人需求。 例如，如果您經常使用大量文件，可以將顯示的數量設定為較高的數字，以便更容易找到需要的文件。
Word 的歷史記錄功能不僅僅是找回遺失的版本，它也是保護文件安全和可靠的重要工具。 透過了解和使用這些功能，您可以避免文件遺失或錯誤版本混淆，並提高工作效率。
二、設置文檔歷史記錄的顯示個數
默認情況下，Word會自動顯示25個最近打開過的文檔，如果想要顯示更多文檔，該如何設置呢？ 其實非常簡單，只需要按照以下步驟操作即可：
- 單擊【文件】-【選項】按鈕，打開「Word選項」對話框。
- 選擇「高級」選項卡，在”顯示”欄下找到”顯示此數目的最近使用的文檔”數值框。
- 在數值框中輸入您想要的顯示數量，例如，想要顯示50個最近打開過的文檔，就在數值框中輸入”50″。
- 單擊「確定」按鈕，完成設置。
技巧提示： 在此設置顯示的文檔數量最多為”50″。 如果您需要顯示更多文檔，可以考慮使用其他方法來管理您的文檔，例如建立文件夾或使用雲端儲存服務。
word歷史紀錄. Photos provided by unsplash
刪除文檔歷史記錄
在使用 Word 的過程中，我們可能會打開許多不同的文檔，而這些文檔的歷史記錄可能會佔用大量的空間，甚至可能包含一些敏感資訊，例如客戶資料或個人筆記。因此，定期清理 Word 文檔歷史記錄非常重要。
刪除 Word 文檔歷史記錄的方法非常簡單。首先，點擊「文件」選項卡，然後選擇「選項」按鈕，打開「Word 選項」對話框。在「Word 選項」對話框中，選擇「進階」選項卡，然後在「顯示」欄下找到「顯示此數目的最近使用的文件」選項。點擊「清除」按鈕，即可清空所有最近使用的文件記錄。
除了清空所有記錄之外，您也可以選擇刪除特定文檔的歷史記錄。在「最近」列表中，右鍵點擊想要刪除的文檔，然後選擇「從此列表中移除」。這樣，您就可以輕鬆地管理 Word 文檔歷史記錄，確保您的電腦安全和高效運作。
此外，您也可以選擇在關閉 Word 時自動清除文檔歷史記錄。在「Word 選項」對話框中，選擇「儲存」選項卡，然後勾選「關閉時清除文件內容」選項。這樣，每次關閉 Word 時，所有最近使用的文件記錄都會被自動清除，確保您的電腦始終保持乾淨整潔。
定期清理 Word 文檔歷史記錄，不僅可以節省儲存空間，還可以保護您的個人資訊安全。掌握這些技巧，您就能有效管理 Word 文檔歷史記錄，讓您的工作更加順暢高效。
| 步驟 | 操作 | 說明 |
|---|---|---|
| 1 | 點擊「文件」選項卡 | |
| 2 | 選擇「選項」按鈕 | 打開「Word 選項」對話框 |
| 3 | 選擇「進階」選項卡 | |
| 4 | 在「顯示」欄下找到「顯示此數目的最近使用的文件」選項 | |
| 5 | 點擊「清除」按鈕 | 清空所有最近使用的文件記錄 |
| 6 | （可選）在「最近」列表中，右鍵點擊想要刪除的文檔 | |
| 7 | （可選）選擇「從此列表中移除」 | 刪除特定文檔的歷史記錄 |
| 8 | （可選）選擇「儲存」選項卡 | |
| 9 | （可選）勾選「關閉時清除文件內容」選項 | 在關閉 Word 時自動清除文檔歷史記錄 |
更多共同作業案例
在團隊合作的環境中，版本控制的重要性更加顯著。想像一下，您和同事正在共同撰寫一份重要報告，您在檔案中進行了修改，但同事卻不小心覆蓋了您的修改，導致您的工作成果消失。這時，版本歷程記錄就成了您的救星。您可以輕鬆地回復到先前的版本，確保您的工作成果不會因意外操作而遺失。此外，版本歷程記錄還可以讓您追蹤檔案的修改歷史，了解每個版本修改的內容，方便您與同事協作，避免重複修改或衝突。
例如，Ines 是一位在線上出版公司工作的編輯。她正與團隊合作撰寫一篇關於新產品的文章。在編輯過程中，Ines 的同事不小心刪除了她寫的一段重要的引言，導致文章內容不完整。幸運的是，Ines 知道如何使用版本歷程記錄。她開啟了文章檔案，點選了「版本歷程記錄」按鈕，並選擇了包含引言的先前版本。然後，她點擊「還原」按鈕，將檔案回復到先前的版本，成功地保留了她的工作成果。有了版本歷程記錄，Ines 不用擔心意外操作會導致工作成果遺失，可以放心地與團隊合作，共同完成文章的撰寫。
除了團隊合作之外，版本歷程記錄還可以用於私下共用檔案。如果您需要與其他人分享檔案，但又擔心他們可能會修改或刪除您的原始檔案，您可以使用 OneDrive 的私下共用功能，將檔案的特定版本與其他人分享。這樣，即使其他人修改了檔案，您也可以隨時回復到原始版本，確保您的檔案安全。
總之，版本歷程記錄是 Microsoft 365 提供的一項強大的功能，可以幫助您保護您的工作成果，避免因意外操作或團隊合作而導致資料遺失。無論您是個人使用還是團隊合作，版本歷程記錄都是您不可或缺的工具，讓您安心地進行檔案管理，確保您的工作成果安全無虞。
完全清除最近文件紀錄
除了調整顯示數量之外，您也可以選擇完全清除 Word 最近文件紀錄，徹底保護您的隱私。以下步驟將帶領您完成操作：
1. 開啟 Word：首先，請開啟您的 Microsoft Word 應用程式。
2. 進入「檔案」選項：在 Word 的主畫面中，點擊左上角的「檔案」選項。
3. 選擇「選項」：在「檔案」選項中，選擇最下方的「選項」。
4. 進入「進階」設定：在「Word 選項」視窗中，選擇左側選單的「進階」。
5. 調整「顯示在最近的文件」設定：在「進階」設定頁面中，找到「顯示在最近的文件」部分。
6. 設定為「0」：將「顯示在最近的文件」設定中的數字調整為「0」。
7. 確認設定：完成設定後，點擊「確定」按鈕儲存您的設定。
完成上述步驟後，您將成功清除 Word 最近文件紀錄。之後，您可以根據自己的需求，重新調整「顯示在最近的文件」設定，顯示您想要的最近文件數量。
需要注意的是，完全清除最近文件紀錄只會清除 Word 應用程式中的紀錄，並不會影響您電腦中的實際文件。如果您想要徹底刪除文件，請手動將文件移至回收站並清空回收站。
透過以上步驟，您可以有效地管理 Word 最近文件紀錄，確保您的隱私安全，並讓您更安心地使用 Word 進行文件編輯。
Word 歷史記錄結論
掌握 Word 歷史記錄管理技巧，可以有效提升您的文件安全性和工作效率。 透過使用 Word 內建的歷史記錄功能，您可以輕鬆地追蹤文件變更，找回意外遺失的版本，甚至設定顯示最近打開文件的數量，以方便您快速找到所需的檔案。
此外，您可以透過清除 Word 歷史記錄來保護個人隱私，避免敏感資訊外洩。 不管您是個人使用還是團隊合作，Word 歷史記錄功能都能讓您安心地進行檔案管理，確保您的工作成果安全無虞。
希望這篇文章能幫助您更好地理解和運用 Word 歷史記錄功能，讓您成為熟練的 Word 文件管理高手！
Word 歷史記錄 常見問題快速FAQ
如何查看 Word 文件的歷史記錄？
您可以透過以下三種方式查看 Word 文件的歷史記錄：
- 最近的文件列表： 點擊「檔案」>「最近的文件」，您會看到最近開啟過的 Word 文件列表。
- Backstage 檢視： 點擊「檔案」>「開啟」，在開啟的檔案列表中，您可以找到「最近的文件」選項卡。
- 文件選項： 點擊「檔案」>「選項」>「進階」，在「顯示」欄位中，可以找到「顯示此數目的最近使用的文件」選項，並點擊「清除」按鈕以清空所有記錄。
如何設定顯示最近打開文件的數量？
您可以按照以下步驟設定顯示最近打開文件的數量：
- 開啟 Word 選項： 點擊「檔案」>「選項」。
- 選擇「進階」選項卡： 在「Word 選項」對話框中，選擇「進階」選項卡。
- 調整「顯示在最近的文件」設定： 在「進階」選項卡中，找到「顯示在最近的文件」設定，並輸入您想要的數字，例如 20 或 50。
- 確認設定： 點擊「確定」按鈕儲存您的設定。
如何刪除 Word 的檔案歷史記錄？
您可以按照以下步驟刪除 Word 的檔案歷史記錄：
- 開啟 Word 選項： 點擊「檔案」>「選項」。
- 選擇「進階」選項卡： 在「Word 選項」對話框中，選擇「進階」選項卡。
- 清空所有記錄： 在「顯示」欄位中，找到「顯示此數目的最近使用的文件」選項，並點擊「清除」按鈕。
您也可以選擇刪除特定文檔的歷史記錄。在「最近」列表中，右鍵點擊想要刪除的文檔，然後選擇「從此列表中移除」。