想要在 Word 文件中快速製作專業的圖表目錄？本文將帶您深入了解 Word 的「插入標號」功能，協助您輕鬆建立圖表標號，並將其整合到目錄中。只要在「參考資料」選項卡中選擇「插入標號」，即可新增「圖」或「表」標籤，並根據您的需求設定編號格式，例如「圖1-1」、「表1-2」等。有了這些標號，您就能在「參考資料」選項卡中使用「插入圖表目錄」功能，自動生成圖表目錄，並透過「交互參照」功能，將內文與圖表標號進行連結，讓讀者能輕易找到相關圖表，提升文件整體的專業度和易讀性。
可以參考 Word 插入符號攻略：掌握特殊符號、分數與打勾打叉的秘訣
Word 插入標號：圖表標號的基礎
在撰寫論文、報告或其他需要圖表呈現的文書時，正確且一致的圖表標號至關重要。Word 提供了方便的「插入標號」功能，讓使用者能輕鬆地為圖表添加標號，並建立圖表目錄，提升文件專業度和可讀性。
首先，我們需要了解如何使用「插入標號」功能為圖表添加標號。在 Word 文件中，選取欲添加標號的圖表或表格，並依序點選「參考資料」>「插入標號」。在「標號」下拉選單中，您可以選擇預設的標號格式，例如「圖1」、「表1」等。若您需要自訂標號格式，例如「圖1-1」、「表1-2」等，則可按下「新增標籤」，在標籤中輸入您想要的標號格式，例如「圖1-」。按下「確定」後，Word 將自動為您插入標號，例如「圖1-1」。
以下列出使用 Word 插入標號功能的步驟：
- Step 1：在「參考資料」中選擇「插入標號」。
- Step 2：按下「新增標籤」，在標籤中輸入「表1-」。
- Step 3：按下確定後，在 Word 中即會出現「表1-1」的標號，之後重複上述步驟即可插入表1-2、表1-3 等標號。
- Step 4：插入新的標號，同樣選擇「新增標籤」，並在標籤中輸入想要的標號，此處示範為「圖1-」。
- Step 5：按下確定後，即會出現圖1-1 的標號。
透過以上步驟，您可以輕鬆地為圖表添加標號，並建立一致的標號格式，讓您的文件更具專業性。
圖表標號的插入與管理
完成圖表標號的插入後，我們就可以開始製作圖表目錄了。圖表目錄的製作可以幫助讀者快速找到需要的圖表，提高文件閱讀效率。以下步驟可以幫助您輕鬆製作圖表目錄：
- 建立圖表目錄頁： 在文件中的適當位置插入新頁面，作為圖表目錄頁。您可以使用「插入」>「分隔符」>「分頁符」來插入新頁面。
- 插入圖表目錄： 在圖表目錄頁中，點擊「參考資料」>「插入圖表目錄」。
- 選擇標籤： 在彈出視窗中，選擇「圖」或「表」標籤，根據您的需求選擇要插入的目錄類型。例如，如果您要插入圖表目錄，請選擇「圖」標籤。
- 確認： 點擊「確定」按鈕，Word 將自動生成圖表目錄。目錄會顯示所有已標號的圖表或表格，並包含其標題和頁碼。
製作完成的圖表目錄會根據您插入的圖表或表格自動更新，即使您修改了圖表或表格的標題或位置，目錄也會自動更新。您可以根據需要調整目錄的字體、字體大小、行距等格式，使其與您的文件風格保持一致。
word插入標號. Photos provided by unsplash
插入標號：圖表目錄的關鍵
Word 交互參照功能. 聽到交互參照可能會不太知道是要幹嘛的功能，但其實這功能就是在我們放了圖、表，而有圖1、圖2、表6、表8之類的「標號」之後，我們如果在段落中又想要說「如下圖2所示，ooxxxxooxxx」，雖然用人肉直接Key圖2也可以，但假若未來在文章的前面又想要再多加一張圖，就又要人肉手動自己改，太麻煩了！所以這時就要用交互參照的功能來避免未來有可能會去更動而造成的麻煩。首先還是需要先插入標號，給那張圖一個名字（關於插入標號的詳細教學請見我之前寫的這篇文章）。游標先移到圖片下面放「圖1」、「圖2」的地方，再插入標號。這邊的標籤就跟之後的程序有關，像我以前曾經用過「圖x」這種標號，就可以在標籤中找到，但如果你的Word還沒用過這個標籤，那就要新增標籤。
新增標籤的步驟很簡單，只要點選「插入」>「參考」>「插入標號」，然後選擇「新增」即可。在「標籤」欄位中輸入你想要使用的標籤名稱，例如「圖」，然後點選「新增」即可。完成後，你就可以在「標籤」下拉式選單中找到你剛剛新增的標籤。有了標籤之後，我們就可以開始使用交互參照功能了。
在你要插入交互參照的地方，點選「插入」>「參考」>「交叉參照」。在「參考類型」下拉式選單中選擇「標號」，然後在「參考內容」下拉式選單中選擇你想要插入的標號。例如，如果你想要插入「圖2」，就選擇「圖2」。最後，點選「插入」即可。Word會自動將你選擇的標號插入到文件中的游標位置，並且會自動更新標號的內容，即使你之後修改了圖表的順序或新增了新的圖表，交互參照功能也會自動更新標號的內容，讓你不用再手動修改，省時省力。
交互參照功能不僅可以插入圖表標號，也可以插入其他項目，例如頁碼、書籤、表格等等。只要你能夠插入標號，就可以使用交互參照功能來插入這些項目的內容。使用交互參照功能可以有效地提升文件製作的效率，讓你可以更專注於內容的創作，而不用擔心標號的更新問題。
| 步驟 | 操作 | 說明 |
|---|---|---|
| 1 | 插入標號 | 將游標移到圖片下面，插入標號（如「圖1」、「圖2」）。 |
| 2 | 新增標籤 | 點選「插入」>「參考」>「插入標號」，選擇「新增」。在「標籤」欄位中輸入標籤名稱（如「圖」），點選「新增」。 |
| 3 | 使用交互參照功能 | 點選「插入」>「參考」>「交叉參照」。在「參考類型」下拉式選單中選擇「標號」，在「參考內容」下拉式選單中選擇要插入的標號（如「圖2」），點選「插入」。 |
| 4 | 自動更新標號 | Word會自動將標號插入到游標位置，並自動更新內容，即使修改圖表順序或新增圖表。 |
自訂標號：擺脫預設限制
在Microsoft 的標準教學跟網路上很多文章中，針對「有章節的圖表標號」大多會建議使用圖表標號功能中的「編號方式」去設定，選取「包含章節編號」 這樣的設定方式有2個缺點：
- 可供選擇的標題樣式只有原先預設內建的「標題1~標題9」，因此如果你是自建章節標題的樣式，這邊就會選不到；必須是直接用內建的「標題1~標題9」去做修改才行。
- 即使是已經用了「標題1~標題9」去修改，仍然會因為章節標號格式而影響。例如我想設定為「圖2-1」，但因為我的章節是用第「二」章的關係，所以標號變成了「圖二-1」。
通常我的解決方案會是直接新增一個專屬此章節的圖表標號，在「插入標號」內選擇「新增標號」，並輸入「圖2-」。後續針對第二章所要標示的圖表編號，就多了一個選擇可用。
不過這邊要注意的是，由於不向前相容的關係，如果你的章節標題樣式是自訂的，那麼在使用「包含章節編號」功能時，可能會出現章節標號與圖表標號格式不一致的問題。例如，你可能希望圖表標號為「圖 2-1」，但實際上卻顯示為「圖二-1」。這是因為「包含章節編號」功能會根據章節標題的格式來設定圖表標號的格式，而自訂的章節標題格式可能會與預設的圖表標號格式不一致。
為了避免這種情況，你可以使用「自訂標號」功能來設定圖表標號。在「插入標號」內選擇「新增標號」，並輸入「圖 2-」。這樣一來，你就可以在第二章的所有圖表中使用「圖 2-」作為圖表標號的前綴，並在後面加上編號。例如，第一個圖表可以標示為「圖 2-1」，第二個圖表可以標示為「圖 2-2」，以此類推。
使用「自訂標號」功能可以讓你更靈活地設定圖表標號，並避免因為章節標號格式而影響圖表標號的格式。 此外，自訂標號可以讓你更方便地管理圖表標號，例如，你可以根據章節號碼來設定不同的圖表標號前綴，這樣一來，你就可以更輕鬆地區分不同章節的圖表。
交互參照功能：自動連接圖表標號與目錄
除了插入標號功能，Word 還提供強大的「交互參照」功能，它能將圖表標號與圖表目錄中的項目自動連結起來。這意味著，當你修改圖表編號或圖表位置時，圖表目錄中的項目也會自動更新，省去你逐一修改的麻煩。
使用交互參照功能非常簡單。首先，選取你要插入圖表標號的文字，例如「圖 1」。接著，點選「插入」>「參照」>「交叉參照」。在「參照類型」下拉選單中選擇「標題」，並在「參照項目」下拉選單中選擇你剛插入的圖表標號。最後，點選「插入」即可。
交互參照功能的優勢在於它能確保圖表標號與目錄項目始終保持一致。例如，當你新增或刪除圖表時，交互參照功能會自動更新目錄項目，避免出現標號錯誤或遺漏。此外，當你調整圖表位置或修改圖表標號時，目錄項目也會自動更新，省去你逐一修改的繁瑣步驟。
在製作圖表目錄時，交互參照功能能大幅提升工作效率，避免因圖表增刪或章節改變而造成的繁瑣修改。它能確保目錄項目與圖表標號始終保持一致，並自動更新目錄項目，讓你輕鬆製作出專業且精準的圖表目錄。
Word 插入標號結論
掌握 Word 插入標號技巧，不僅能為您的文件增添專業度，更能有效提升文件製作效率。透過「插入標號」功能，您可以輕鬆建立圖表標號，並利用「插入圖表目錄」功能快速製作圖表目錄。此外，活用「交互參照」功能，能將圖表標號與內文內容進行連結，確保目錄與圖表編號始終保持一致，省去您逐一修改的麻煩。
使用 Word 插入標號功能，您可以輕鬆建立圖表目錄，提升文件整體的專業度和易讀性。無論是論文、報告或其他需要圖表呈現的文書，Word 插入標號功能都能幫助您製作更專業、更有效率的文件。
Word 插入標號 常見問題快速FAQ
如何調整圖表標號的格式？
在 Word 中，您可以使用「插入標號」功能來調整圖表標號的格式。在「參考資料」選項卡中，選擇「插入標號」，然後點擊「新增標籤」。在「標籤」欄位中輸入您想要的標號格式，例如「圖1-」，然後點擊「新增」。之後，您可以選擇預設的編號格式，例如「圖1」、「表1」等，也可以自訂編號格式，例如「圖1-1」、「表1-2」等。
如何更改圖表目錄的排列順序？
在 Word 中，您可以使用「插入圖表目錄」功能來製作圖表目錄。製作完成後，您可以直接在文件內拖曳圖表目錄項目，調整其排列順序。或者，您可以選取圖表目錄，然後右鍵點擊，選擇「表格內容」，在「表格屬性」窗口中，選擇「行」，並使用「移動行」功能調整行順序。
如何更新內文中的圖表標號參照？
在 Word 中，您可以使用「交互參照」功能將內文與圖表標號進行連結。當您修改圖表標號或圖表位置時，內文中的參照也會自動更新。若您發現內文中的參照沒有更新，可以選擇「更新全部」或「更新單個」選項，以更新參照內容。此外，您也可以重新插入圖表標號，以確保參照的正確性。