想在 Word 中製作大量標籤、信封或信件，卻苦於資料輸入的繁瑣？本篇教學將帶您輕鬆掌握「Word帶入excel資料」的技巧，運用 Word 合併列印功能，將 Excel 資料直接匯入 Word 文件，輕鬆完成大量文件製作，節省時間和人力成本。 文章將詳細說明 Excel 資料準備、Word 樣板選擇和合併列印設定步驟，並提供實際案例和常見問題解答，讓您輕鬆掌握操作技巧，提升工作效率。
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Word 結合 Excel 資料合併列印教學，大量製作標籤、信封或信件
在日常工作或生活中，您是否經常需要製作大量的標籤、信封或信件，例如製作產品目錄、製作學生名單、建立郵寄清單等？如果每次都手動輸入資料，不僅耗時費力，而且容易出錯。而 Word 的合併列印功能可以完美解決這個問題，讓您輕鬆將 Excel 資料帶入 Word 文檔，並快速製作出大量相同格式的標籤、信封或信件。
本篇文章將詳細介紹如何使用 Word 合併列印功能，結合 Excel 資料，輕鬆製作標籤、信封和信件。我們將從選擇標籤樣板開始，逐步引導您完成資料準備、合併列印設定和輸出文件等步驟。無論您是初學者還是經驗豐富的使用者，都能輕鬆掌握 Word 合併列印功能，提升工作效率和成果品質。
首先，您需要選擇合適的標籤樣板。通常在標籤紙的說明中都會敘明標籤的編號，比較特殊的樣板要從標籤紙廠商的網站下載。若 Word 中有內建的樣板，即可依照以下步驟選擇：
- 開啟 Word，點選「郵件」標籤。
- 在「開始合併」群組中，點選「開始合併」。
- 選擇「標籤」。
- 在「標籤」對話方塊中，選擇您需要的標籤樣板。
接下來，您需要準備您的 Excel 資料來源以進行 Word 合併列印。請確保您的 Excel 資料來源格式正確，例如，格式化含有數字的欄位以符合特定類別，例如貨幣。如果您的資料包含百分比，請特別小心百分比格式會將儲存格的值乘以 100。
合併列印的步驟
合併列印是 Word 中一個強大的功能，可以讓您輕鬆製作大量個性化的文件，例如信件、標籤、信封等等。它可以將您在 Excel 中整理好的資料，與 Word 文件中的文字和格式結合，自動生成多份文件，省去您逐一輸入的繁瑣步驟。以下將詳細說明合併列印的步驟，讓您輕鬆掌握這項實用的功能：
- 建立主文件：首先，您需要建立一個 Word 文件，作為您的主文件。這個文件包含您想要重複使用的文字和格式，例如信件的開頭、結尾、標題等等。在主文件中，您需要插入一個「合併欄位」，它代表您將從 Excel 資料中提取的資訊。例如，如果您要製作信件，您可以在主文件中插入「姓名」和「地址」的合併欄位。
- 建立資料來源：接下來，您需要建立一個 Excel 文件，作為您的資料來源。這個文件包含您想要插入到主文件中的資訊，例如姓名、地址、電話等等。請確保 Excel 文件中的資料格式正確，並與主文件中的合併欄位名稱一致。
- 開啟合併列印精靈：在 Word 中，點選「郵件」選項卡，然後點選「開始合併列印」。選擇「信件」。
- 選擇資料來源：在「選取收件人」步驟中，選擇「使用現有清單」，然後選擇您的 Excel 文件作為資料來源。
- 建立合併文件：在「撰寫信件」步驟中，您可以編輯主文件，並插入必要的合併欄位。您可以使用「插入合併欄位」功能，從 Excel 文件中插入資料。
- 預覽合併文件：在「預覽結果」步驟中，您可以預覽合併後的結果。您可以逐一查看每個合併文件，並確認資料是否正確。
- 完成合併列印：在「完成合併」步驟中，您可以選擇列印所有文件、列印選定文件或將文件儲存為單獨文件。
在完成以上步驟後，您就可以輕鬆製作大量個性化的文件，並節省大量時間和精力。
word帶入excel資料. Photos provided by unsplash
設定標籤格式
完成資料準備後，接下來就要設定標籤的格式。在 Word 中，我們可以利用「郵件」功能中的「啟動合併列印」來進行標籤製作。點選「郵件」後，找到「啟動合併列印」的選項，並選擇「標籤」。
接著，會彈出「標籤選項」視窗，裡面預設提供許多內建的標籤格式，例如常見的 Avery 標籤尺寸。您可以根據自己的需求選擇適合的格式。如果沒有找到符合您需求的尺寸，可以選擇「新增標籤」，進入標籤設定視窗。在這個視窗中，您可以自由調整標籤的高度、寬度、以及其他相關設定，例如標籤間距、列數、行數等。
在設定標籤格式時，務必仔細確認標籤尺寸是否符合您的實際需求。如果標籤尺寸不正確，可能會導致列印出來的標籤無法正確貼合。此外，您也可以在「標籤名稱」欄位中輸入一個簡潔易懂的標籤名稱，方便您日後再次使用時，能夠快速找到所需的標籤格式。
除了標籤尺寸之外，您還可以進一步調整標籤的樣式，例如字體、字型、字體大小、顏色等等。您可以利用 Word 的格式工具欄，輕鬆地調整標籤的樣式，讓您的標籤更具視覺效果。
在完成標籤格式設定後，您就可以開始將資料插入標籤。在 Word 中，您可以利用「插入合併欄位」的功能，將 Excel 中的資料插入到標籤中。例如，您可以將「姓名」欄位插入到標籤的「收件人」位置，將「地址」欄位插入到標籤的「地址」位置等等。
在插入合併欄位時，您需要確認資料欄位名稱與 Excel 中的資料欄位名稱一致。如果欄位名稱不一致，可能會導致資料插入錯誤。此外，您也可以利用 Word 的「預覽結果」功能，預覽標籤的最終效果，確認資料是否正確插入。
| 步驟 | 說明 |
|---|---|
| 1. 啟動合併列印 | 在 Word 中，點選「郵件」功能，找到「啟動合併列印」選項，並選擇「標籤」。 |
| 2. 選擇標籤格式 | 在「標籤選項」視窗中，選擇預設的內建標籤格式，或選擇「新增標籤」自訂標籤尺寸、間距等設定。 |
| 3. 驗證標籤尺寸 | 仔細確認標籤尺寸是否符合實際需求，避免列印後無法正確貼合。 |
| 4. 設定標籤名稱 | 在「標籤名稱」欄位中輸入簡潔易懂的標籤名稱，方便日後快速找到所需格式。 |
| 5. 調整標籤樣式 | 利用 Word 格式工具欄調整標籤的字體、字型、大小、顏色等樣式。 |
| 6. 插入合併欄位 | 利用「插入合併欄位」功能，將 Excel 中的資料插入到標籤中，例如姓名、地址等。 |
| 7. 驗證資料欄位名稱 | 確認資料欄位名稱與 Excel 中的欄位名稱一致，避免插入錯誤。 |
| 8. 預覽結果 | 利用「預覽結果」功能，預覽標籤的最終效果，確認資料是否正確插入。 |
如何在 word 中設定標籤編號?
通常在標籤紙的說明中都會敘明標籤的編號，比較特殊的樣板要從標籤紙廠商的網站下載，若 Word 中有內建的樣板，即可依照以下步驟選擇。 首先選擇「郵件」籤頁，接著選擇「啟用合併列印」功能選單。 從「啟用合併列印」功能選單中，點選「標籤」。 根據購買的標籤紙，選擇標籤編號。 以我這裡的例子來說，先從「標籤樣式」中選擇「Unistat」，接著再選擇「U4464」這個標籤編號。
Word 提供了豐富的標籤樣式，你可以根據自己的需求選擇合適的樣式。 除了「Unistat」外，還有「Avery」等常見的標籤樣式，你可以根據自己的需求選擇。 選擇完樣式後，需要選擇標籤編號。 標籤編號代表了標籤紙的尺寸和排列方式，例如「U4464」代表的是 Unistat 公司生產的 4464 號標籤紙。 選擇正確的標籤編號，才能確保你的標籤列印出來後，可以準確地貼在你的產品上。
如果你的標籤紙沒有在 Word 的預設樣式中，你可以嘗試從標籤紙廠商的網站下載樣板。 大部分的標籤紙廠商都會提供 Word 版的樣板，你可以直接下載並導入 Word 中使用。 導入樣板後，你需要根據標籤紙的尺寸和排列方式，選擇正確的標籤編號。
設定好標籤編號後，你就可以開始輸入你的標籤內容了。 你可以使用 Word 的合併列印功能，將 Excel 資料導入 Word 中，自動生成標籤內容。 這樣一來，你就可以快速地製作出大量標籤，節省時間和精力。
如何在word表格中顯示格線?
由於 Word 預設並不會顯示格線，所以建議可以從「表格工具」下的「版面配置」籤頁中，啟用「檢視格線」功能，在螢幕上顯示輔助格線。 啟用「檢視格線」之後，就可以清楚看出每張小標籤的邊界了。 準備好基本的樣板之後，接著就要連結儲存在 Excel 表格中的清單資料。 在「郵件」籤頁中，選擇「選取收件者」。 點選「使用現有清單」。 選擇含有清單資料的 Excel 檔案。 選擇 Excel 檔案的工作表。 如果只想要使用 Excel 檔案中的部分資料，可以點選「編輯收件者清單」。 在此功能視窗中篩選清單資料，可依特定欄位值排序資料，或是尋找重複值等，將不要用的資料排除。 整理完資料之後，就可以開始把資料的欄位插入樣板中。 首先將游標移至表格的第一格，然後點選「插入合併欄位」。
在「插入合併欄位」的選單中，可以看到 Excel 檔案中所有欄位的名稱。 選擇要插入的欄位，例如「姓名」，然後點選「插入」。 Word 會自動將欄位插入表格中，並以「<<姓名>>」的形式顯示。 您可以重複此步驟，將其他欄位插入表格中，例如「地址」、「電話」等。 完成後，就可以預覽合併列印的結果。 點選「預覽結果」，Word 會根據資料清單，顯示每張小標籤的內容。 如果需要調整樣板，可以點選「編輯樣板」，回到表格編輯畫面，修改樣板的格式。
在預覽結果中，可以確認資料是否正確插入，以及樣板的排版是否符合需求。 如果一切正常，就可以開始進行合併列印。 點選「完成合併」>「編輯個別文件」，Word 會根據資料清單，產生多個獨立的文件，例如多張小標籤、多個信封或多封信件。 您可以根據需要，將這些文件列印出來。
Word帶入Excel資料結論
學習將 Excel 資料帶入 Word 文件，並運用合併列印功能，可以大幅提升您製作標籤、信封、信件等文件的效率。透過本文的詳細步驟說明和實務案例分享，您應該已經掌握了 Word 合併列印功能的基本操作技巧，能夠輕鬆地將 Excel 資料有效應用於實際工作中。
無論您是初學者還是經驗豐富的使用者，只要掌握了 Word 合併列印功能，就能輕鬆應對大量文件製作的挑戰，節省時間和人力成本，提升工作效率和成果品質。
請記住，Word 合併列印功能是一個功能強大的工具，可以幫助您更有效地處理大量資料，並提升工作效率。如果您有任何疑問，請隨時查閱本文的常見問題解答，或搜尋相關資源，相信您一定可以順利地運用 Word 合併列印功能，將 Excel 資料有效地應用於實際工作中。
Word帶入Excel資料 常見問題快速FAQ
如何確保 Excel 資料格式正確？
在進行 Word 合併列印時，正確的 Excel 資料格式至關重要。 建議您先檢查 Excel 文件中的資料格式，例如數字、日期、文字等，並確保其與 Word 文件中的合併欄位格式一致。
如果 Excel 資料中包含特殊符號，如何處理？
如果 Excel 資料中包含特殊符號，例如分隔符號、引號等，可能會導致 Word 合併列印時出現錯誤。 建議您將這些特殊符號替換成其他符號，或使用文字函數將其轉換成純文字格式。
如果 Word 合併列印後，資料顯示不完整或錯誤，如何解決？
如果 Word 合併列印後，資料顯示不完整或錯誤，可能是由於資料格式、合併欄位名稱、或資料連結錯誤導致。 建議您逐一檢查 Excel 資料格式、合併欄位名稱、以及資料連結，並確保它們一致且正確。