您是否厭倦了重複製作相同的檔案？Word 合併列印規則能幫助您輕鬆解決這個問題。利用 Word 合併列印規則，您可以根據條件選取收件人，並將資料自動插入文件。例如，如果您需要為每季會議製作相同的邀請函，但日期不同，您可以使用書籤和 Ask 功能變數來設定規則。只要輸入一次會議日期，系統就會將日期自動更新到所有邀請函中。通過設定這些規則，您可以省去重複輸入的繁瑣，提高工作效率。
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設定合併列印規則：掌握條件與變數
Word 合併列印功能讓您輕鬆製作多份個性化文件，例如會議邀請、信件、報告、表格等，省去重複輸入的繁瑣步驟。設定合併列印規則是關鍵，它決定了您如何選擇收件人以及如何在文件中插入動態資訊。
首先，您需要定義合併列印規則的條件，也就是選擇收件人的方式。例如，您可能需要根據部門、職位或其他特定條件來選擇收件人。Word 提供了多種選擇收件人的方式，您可以根據您的需求選擇最合適的選項。
接下來，您需要在文件中插入合併功能變數，這些變數會根據您的資料庫中的資訊自動替換。例如，您可以使用「姓名」變數來插入收件人的姓名，使用「日期」變數來插入當前的日期。
為了更有效地管理重複性資訊，您可以使用書籤。書籤可以放置在文件中任何需要插入動態資訊的地方，例如會議日期。您可以使用「Ask」功能變數，讓 Word 在合併時詢問您輸入會議日期，然後將其自動插入所有包含書籤的檔案。這樣一來，您只需要輸入一次會議日期，就能輕鬆製作多份包含不同日期的會議邀請。
設定合併列印規則看似複雜，但實際操作並不難。只要掌握條件、變數和書籤的使用方法，您就能輕鬆利用 Word 合併列印功能，高效地製作多份個性化文件，節省時間和精力。
Word 合併列印的應用場景
Word 合併列印功能的應用範圍非常廣泛，可以有效提高工作效率，節省大量時間和精力。以下列舉一些常見的應用場景：
- 製作標籤、名條： 您可以利用 Word 合併列印功能，快速製作多張相同的標籤或名條，例如產品標籤、商品標籤、名片等。只需建立一個主文件，包含標籤或名條的格式，並將資料（例如姓名、職稱、電話號碼等）儲存在 Excel 或 Access 資料庫中，即可快速完成大量標籤或名條的製作。
- 製作邀請函、郵寄信件： 舉辦活動時，需要製作大量的邀請函或郵寄信件，這時 Word 合併列印功能可以派上用場。您可以建立一個邀請函或郵寄信件的範本，並將收件人資訊儲存在 Excel 或 Access 資料庫中，即可輕鬆製作出個性化的邀請函或郵寄信件，並同時完成寄送。
- 製作報表、表格： Word 合併列印功能也可以用於製作報表和表格。例如，您可以將 Excel 資料庫中的數據匯入 Word 文件，並使用合併列印功能將數據自動填充到表格中，快速生成多份報表或表格。
- 製作問卷調查、考試卷： Word 合併列印功能也可以用於製作問卷調查或考試卷。您可以建立一個問卷或考試卷的範本，並將題目和選項儲存在 Excel 或 Access 資料庫中，即可快速製作出多份問卷或考試卷，並同時完成印製。
總之，Word 合併列印功能可以應用於各種需要製作重複性文件的場景，不僅可以提高工作效率，還可以減少錯誤率，是辦公室工作中不可或缺的工具。
word合併列印規則. Photos provided by unsplash
合併列印的步驟解析
Word 合併列印功能，是透過讀取 Excel 清單，快速完成 Word 表格中所有想要更改的欄位。 在製作大量不同署名的邀請卡、喜帖、信封、通知單等，都能夠迅速的一鍵完成。 以下將詳細解析合併列印的步驟，讓您輕鬆掌握操作方法：
- 準備資料：首先，您需要準備一份 Excel 清單，包含所有需要合併列印的資料，例如姓名、地址、電話等。 Excel 清單中的每一列代表一份文件，每一欄代表文件中需要變化的內容。例如，製作邀請卡，您需要在 Excel 清單中建立姓名、地址、邀請時間等欄位，並將每位受邀者的資訊填入對應的欄位中。
- 建立主文件：接著，您需要在 Word 中建立一個主文件，這個文件將作為所有合併列印文件的模板。 在主文件中，您需要插入「合併欄位」，這些欄位將會被 Excel 清單中的資料替換。 例如，您需要在邀請卡模板中插入「姓名」欄位，以便在合併列印時將 Excel 清單中的姓名資料填入到這個欄位中。
- 設定資料來源：完成主文件後，您需要設定資料來源，也就是告訴 Word 使用哪個 Excel 清單作為資料來源。 在 Word 的「郵件合併」功能中，選擇「使用現有清單」，並選擇您準備好的 Excel 清單。
- 預覽合併結果：設定完資料來源後，您可以預覽合併結果，查看 Word 如何將 Excel 清單中的資料填入到主文件中。 如果您對預覽結果滿意，就可以進行下一步。
- 完成合併列印：最後，您可以選擇「編輯個別文件」、「列印文件」或「建立文件」。 選擇「編輯個別文件」可以逐一查看和編輯每個合併後的文件；選擇「列印文件」可以將所有合併後的文件直接列印出來；選擇「建立文件」可以將所有合併後的文件儲存到電腦中。
透過以上步驟，您就能輕鬆完成 Word 合併列印，快速製作大量個性化文件。 不論是製作邀請卡、信封、通知單，還是其他需要重複性操作的文件，合併列印功能都能有效提高您的工作效率，節省您的時間和精力。
| 步驟 | 說明 |
|---|---|
| 1. 準備資料 | 建立一個 Excel 清單，包含所有需要合併列印的資料，例如姓名、地址、電話等。每一列代表一份文件，每一欄代表文件中需要變化的內容。 |
| 2. 建立主文件 | 在 Word 中建立一個主文件，作為所有合併列印文件的模板。插入「合併欄位」，這些欄位將會被 Excel 清單中的資料替換。 |
| 3. 設定資料來源 | 在 Word 的「郵件合併」功能中，選擇「使用現有清單」，並選擇您準備好的 Excel 清單。 |
| 4. 預覽合併結果 | 設定完資料來源後，預覽合併結果，查看 Word 如何將 Excel 清單中的資料填入到主文件中。 |
| 5. 完成合併列印 | 選擇「編輯個別文件」、「列印文件」或「建立文件」。 |
合併列印與 QR code 的結合應用：創造個性化文件新體驗
除了運用「規則」提升合併列印效率外，這堂課更將帶領您探索合併列印與 QR code 的結合應用，為您的文件增添更多互動性和個性化元素。想像一下，您能輕易地將 QR code 嵌入到每份合併列印的文件中，讓接收者只需用手機掃描，就能輕鬆獲取更多資訊、連結到相關網站、進行線上調查，甚至開啟互動式內容。這將徹底顛覆傳統文件製作方式，為您的工作帶來更多可能性。
課程中，我們將深入淺出地介紹 QR code 的生成與嵌入方法，並分享各種應用場景，例如：
- 連結到網站： 將 QR code 嵌入產品目錄或宣傳單，讓使用者掃描後直接訪問您的網站，輕鬆獲取更多產品資訊或服務資訊。
- 顯示更多資訊： 在發票或收據上嵌入 QR code，使用者掃描後即可查看詳細的商品資訊、付款記錄等，提升資訊透明度。
- 進行線上調查： 在問卷調查中嵌入 QR code，使用者掃描後即可輕鬆參與調查，提高回饋率。
- 開啟互動式內容： 將 QR code 嵌入活動海報或宣傳冊，使用者掃描後即可觀看影片、瀏覽圖庫、參與互動遊戲等，提升活動參與度。
透過合併列印與 QR code 的結合應用，您能輕鬆製作出包含 QR code 的個性化文件，為您的工作帶來更多效率和創意。無論您是需要製作產品目錄、宣傳單、發票、問卷調查，還是其他需要互動元素的文件，這堂課都能幫助您掌握技巧，輕鬆製作出更具吸引力和互動性的文件，提升工作效率，讓您的文件更具影響力。
利用「合併列印」製作不同類型的文件
「合併列印」的功能不只是用來製作信件，它也可以用來製作各種不同類型的文件，例如：標籤、名條、邀請函、信封等等。只要您能想像到的文件，只要它需要重複性地製作，就可以使用「合併列印」來完成。
製作標籤：您可以利用「合併列印」製作各種尺寸的標籤，例如：產品標籤、地址標籤、禮物標籤等等。您只需要在 Word 文件中插入一個標籤的範本，然後將您的資料表與 Word 文件合併，就可以輕鬆地製作出多個標籤。
製作名條：製作名條也是「合併列印」的常見用途之一。您可以利用「合併列印」製作簡單的名條，也可以製作包含個人照片、職稱、聯絡資訊等等的複雜名條。只需要在 Word 文件中插入一個名條的範本，然後將您的資料表與 Word 文件合併，就可以輕鬆地製作出多個名條。
製作邀請函：邀請函也是「合併列印」可以製作的文件類型之一。您可以利用「合併列印」製作各種主題的邀請函，例如：婚禮邀請函、生日邀請函、活動邀請函等等。只需要在 Word 文件中插入一個邀請函的範本，然後將您的資料表與 Word 文件合併，就可以輕鬆地製作出多個邀請函。
製作信封：您也可以利用「合併列印」製作信封。只需要在 Word 文件中插入一個信封的範本，然後將您的資料表與 Word 文件合併，就可以輕鬆地製作出多個信封。您可以將信封上的地址資訊與資料表中的地址資訊合併，也可以將信封上的其他資訊與資料表中的其他資訊合併。
除了以上列出的文件類型之外，您也可以利用「合併列印」製作其他各種文件，例如：清單、表格、報告等等。只要您能想像到的文件，只要它需要重複性地製作，就可以使用「合併列印」來完成。
word合併列印規則結論
學習運用 Word 合併列印規則，就如同擁有了文件製作的魔法棒！透過設定條件、變數和書籤，您可以輕鬆製作出個性化文件，節省時間與精力。不論是會議邀請、信件、報告，還是各種標籤、名條，都能運用 Word 合併列印規則輕鬆完成。
您不再需要反覆輸入相同內容，也不需要複製貼上各種資訊。掌握 Word 合併列印規則，您可以輕鬆建立自動化的文件製作流程，提高工作效率，並讓您的文件更加專業。
快來嘗試使用 Word 合併列印規則吧！相信您會發現它為您帶來的無限可能！
Word合併列印規則 常見問題快速FAQ
如何在Word 文件中插入合併功能變數？
在 Word 文件中插入合併功能變數，您可以使用「插入」選單中的「合併欄位」功能。在「合併欄位」下拉選單中，您可以選擇您需要的變數，例如姓名、地址、電話等。您也可以使用「Ask」功能變數，讓 Word 在合併時詢問您輸入資訊，然後將其自動插入文件。
使用合併列印功能時，如何確保資料的準確性？
要確保資料的準確性，您需要仔細檢查您的 Excel 清單，確保其中的資料都正確無誤。您也可以使用 Word 的「預覽合併結果」功能，查看 Word 如何將 Excel 清單中的資料填入到主文件中，以便及早發現和修正任何錯誤。
如何將合併列印的文件轉換為PDF格式？
您可以使用 Word 的「儲存為」功能，將合併列印的文件儲存為 PDF 格式。在「儲存為」下拉選單中，選擇「PDF (.pdf)」，然後點選「儲存」即可。您也可以使用其他 PDF 轉換工具，將合併列印的文件轉換為 PDF 格式。