想要快速製作大量標籤、信封或信件？善用 Word 的資料合併列印功能，將 Excel 資料輕鬆匯入 Word，就能輕鬆完成！只要學會將 Excel 資料設定成 Word 可讀取的格式，就能建立資料源，並利用 Word 的內建模板或自訂模板，快速製作出專業的標籤、信封或信件，大幅提升工作效率。
可以參考 Google 表單匯入 Excel 必學！完整攻略，高效分析數據
選擇標籤樣板
在開始製作標籤之前，首先要選擇合適的標籤樣板。通常標籤紙的說明中都會敘明標籤的編號，例如「Avery 5160」。您可以根據標籤紙的編號在 Word 中搜尋對應的樣板，或是直接從標籤紙廠商的網站下載。若 Word 中有內建的樣板，您也可以依照以下步驟選擇：
- 開啟 Word，點選「郵件」>「標籤」。
- 在「標籤」視窗中，選擇「標籤產品」下拉選單，找到您的標籤編號。
- 確認「標籤尺寸」和「標籤方向」是否正確，並點選「確定」。
選擇標籤樣板後，Word 會自動建立一個包含標籤格子的文件，您可以直接在標籤格子上輸入文字或插入圖片。若您需要自訂標籤樣板，例如調整標籤大小、間距或添加邊框，可以點選「標籤」視窗中的「自訂標籤」按鈕進行設定。
選擇合適的標籤樣板是製作標籤的第一步，也是非常重要的一步。選擇正確的樣板可以確保您的標籤能夠正確地打印在標籤紙上，避免浪費標籤紙和時間。
準備 Excel 資料：打造完美匯入基礎
想要順利將 Excel 資料匯入 Word 並進行合併列印，第一步就是要做好 Excel 資料的準備工作。這就像蓋房子需要堅固的基礎一樣，資料的準備工作直接影響著後續操作的效率和結果。以下幾個關鍵點需要特別注意：
- 資料格式統一： 確保 Excel 資料中的每一列都代表著 Word 文件中需要填入的相同資訊，例如姓名、地址、電話等。資料格式也需一致，例如日期格式、數字格式等，避免匯入時出現錯誤。
- 資料排序： 如果需要根據特定順序製作文件，例如依姓名排序製作信件，那麼在匯入 Word 之前，先將 Excel 資料按照所需順序排序，可以避免後續手動調整的麻煩。
- 清除多餘資料： Excel 資料中可能包含一些不需要匯入 Word 的欄位，例如備註欄、計算公式等，建議先將這些欄位刪除，避免混淆和增加不必要的資訊。
- 檢查資料完整性： 匯入前，仔細檢查 Excel 資料是否完整，是否有缺失或錯誤的資料，例如地址不完整、電話號碼錯誤等，及時修正可以避免後續製作文件時出現問題。
做好 Excel 資料的準備工作，不僅可以提高 Word 匯入資料的效率，更能確保製作出來的標籤、信封、信件等文件準確無誤。這也是成功運用 Word 郵件合併功能的關鍵基礎。
excel匯入word. Photos provided by unsplash
步驟 1：在 Excel 中設定您的資料來源
首先，開啟 Excel 並建立一個新的空白試算表。接下來，您需要設定資料來源，也就是您要匯入的文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案。您可以透過以下兩種方法設定資料來源：
- 從「資料」標籤開啟文字匯入精靈：點選 Excel 介面上的「資料」標籤，然後在「取得外部資料」群組中點選「自文字」。
- 從「開啟」對話方塊開啟文字匯入精靈：點選「檔案」>「開啟」，選擇您的文字或逗號分隔值檔案，然後在「開啟」對話方塊中點選「匯入」。
無論您選擇哪種方法，都會開啟「文字匯入精靈」對話方塊。此精靈會引導您完成匯入資料的步驟，並協助您設定資料格式。在第一個步驟中，您需要指定資料來源檔案的路徑，並選擇檔案的類型。如果您的檔案是文字檔案，請選擇「分隔符」；如果您的檔案是逗號分隔值檔案，請選擇「分隔符」。
接下來，您需要設定資料分隔符。分隔符是指用來區分資料欄位的字元，例如逗號 (,)、分號 (;)、空格或其他特殊字元。在「文字匯入精靈」的第二個步驟中，您可以選擇預設的分隔符，也可以自訂分隔符。如果您選擇自訂分隔符，請輸入要使用的字元。例如，如果您使用逗號作為分隔符，請在「其他」欄位中輸入逗號 (,)。您也可以選擇「預覽」選項，以查看資料是如何被分隔的。
在設定完分隔符後，您需要設定資料格式。在「文字匯入精靈」的第三個步驟中，您可以選擇資料的格式，例如文字、數字、日期或時間。您也可以選擇資料的欄位寬度和資料對齊方式。如果您的資料包含特殊字元或空白，您也可以在這個步驟中設定處理方式。例如，您可以選擇將特殊字元替換為其他字元，或將空白刪除。
完成上述步驟後，您就可以將資料匯入 Excel 試算表。在「文字匯入精靈」的最後一個步驟中，您可以選擇將資料匯入新的試算表，或將資料匯入現有的試算表。您也可以選擇是否要建立一個資料連線，以便在將來更新資料時，可以輕鬆地將資料匯入 Excel 試算表。
透過文字匯入精靈，您可以輕鬆地將文字或逗號分隔值檔案中的資料匯入新的試算表，並設定資料的格式。這可以幫助您節省時間和精力，並提高資料處理效率。
| 步驟 | 說明 |
|---|---|
| 1. 開啟 Excel 並建立新的空白試算表。 | 建立一個新的空白試算表來存放匯入的資料。 |
| 2. 設定資料來源 | 選擇您要匯入的文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案。 |
| 您可以透過「資料」標籤開啟文字匯入精靈或從「開啟」對話方塊開啟文字匯入精靈。 | |
| 3. 使用文字匯入精靈 | 文字匯入精靈將引導您完成匯入資料的步驟，並協助您設定資料格式。 |
| 4. 指定資料來源檔案 | 在文字匯入精靈的第一個步驟中，選擇資料來源檔案的路徑，並選擇檔案的類型（文字檔案或逗號分隔值檔案）。 |
| 5. 設定資料分隔符 | 在第二個步驟中，選擇預設的分隔符，或自訂分隔符，例如逗號 (,)、分號 (;)、空格或其他特殊字元。 |
| 6. 設定資料格式 | 在第三個步驟中，選擇資料的格式，例如文字、數字、日期或時間。您也可以選擇資料的欄位寬度和資料對齊方式。 |
| 7. 匯入資料 | 在最後一個步驟中，選擇將資料匯入新的試算表或現有的試算表。您也可以選擇是否要建立一個資料連線。 |
Excel 表格瞬間複製到 Word 文件，輕鬆完成資料搬移
想要將 Excel 表格完整地複製到 Word 文件中，卻又不想重新拉表格、輸入文字嗎？不用擔心，只要兩個簡單的步驟，就能輕鬆將 Excel 表格和文字內容移到 Word 文件中。首先，在 Excel 表格中選取您想要複製的資料範圍，然後按下「Ctrl + C」複製選取的資料。接著，開啟 Word 文件，將游標移至您想要貼上的位置，並按下「Ctrl + V」貼上複製的資料。完成後，您會發現 Excel 表格完整地保留在 Word 文件中，包括表格格式、文字內容和公式，完全不需要重新輸入或調整格式，省時又省力！
除了複製表格，您也可以將 Excel 中的文字內容直接貼到 Word 文件中。同樣地，選取您想要複製的文字內容，按下「Ctrl + C」複製，然後在 Word 文件中按下「Ctrl + V」貼上。這樣一來，您就可以輕鬆地將 Excel 中的文字內容搬移到 Word 文件中，並保留文字格式，例如字體、字體大小、顏色等，讓您輕鬆完成文件整合工作。
使用這個方法，您可以輕鬆地將 Excel 表格和文字內容複製到 Word 文件中，無論是製作標籤、信封、信件，或是其他需要整合 Excel 資料的文件，都能快速完成，節省大量時間和精力。
步驟 1：在 Excel 中設定您的資料來源
首先，您需要在 Excel 中開啟一個新的試算表，並準備好要匯入的文字 (.txt) 或逗號分隔值 (.csv) 檔案。接下來，您需要使用文字匯入精靈來設定資料來源。以下是一些詳細步驟：
- 開啟「從文字」功能： 點擊「資料」標籤，然後在「取得外部資料」群組中選擇「從文字」。
- 選擇資料來源檔案： 在「文字匯入精靈」的第一步中，您需要選擇要匯入的文字或 CSV 檔案。點擊「瀏覽」按鈕，找到您的檔案並選擇它。
- 設定檔案類型： 選擇檔案後，您需要指定檔案的類型。如果您匯入的是文字檔案，請選擇「分隔符號」；如果您匯入的是 CSV 檔案，請選擇「分隔符號」。
- 設定分隔符號： 如果您選擇了「分隔符號」檔案類型，您需要設定分隔符號。例如，如果您使用逗號作為分隔符號，請選擇「逗號」。如果您使用分號、空格或其他符號作為分隔符號，請選擇相應的選項。
- 設定資料預覽： 完成以上步驟後，您將看到資料預覽。您可以調整分隔符號設定，並預覽資料是否正確顯示。
- 設定資料格式： 在資料預覽中，您可以設定每個欄位的資料格式。例如，您可以將電話號碼設定為「文字」，將姓名設定為「文字」，將日期設定為「日期」。
- 設定資料目標： 在最後一步中，您需要設定資料匯入的目標。您可以選擇將資料匯入現有的試算表，或建立一個新的試算表。您也可以選擇是否要將匯入設定儲存起來，以便下次匯入相同檔案時可以使用相同的設定。
完成以上步驟後，您就可以將文字或 CSV 檔案中的資料匯入新的 Excel 試算表，並設定資料格式。文字匯入精靈可以幫助您輕鬆、快速地完成資料匯入工作，並確保資料格式正確。
excel匯入word結論
學會將 Excel 資料輕鬆匯入 Word，並運用資料合併列印功能，您就能製作出大量標籤、信封、信件等文件，輕鬆完成工作目標。掌握 Excel 資料整理、設定資料來源和 Word 的合併列印功能，不僅能提高工作效率，也能確保文件品質，避免人工操作的錯誤。
Excel 匯入 Word 的資料合併列印，不再只是繁瑣的作業，而是提升工作效率、節省時間和精力的利器。善用這個功能，讓您輕鬆製作大量文件，展現專業高效的工作態度！
Excel匯入Word常見問題快速FAQ
1. 匯入Excel資料到Word時，格式會亂掉怎麼辦？
匯入Excel資料到Word時，格式出現問題很常見，主要原因是兩種軟體的格式設定不同。解決方法是：
- 先將Excel資料轉成文字格式： 選擇要匯入的資料，複製，然後在Word中貼上。這樣可以避免格式混亂問題。
- 使用「貼上特殊」功能： 複製Excel資料後，在Word中點選「貼上」>「貼上特殊」，選擇「無格式文字」或「Unicode文字」進行貼上。
- 使用「合併欄位」功能： 在Word中，可以使用「合併欄位」功能，將Excel資料中的每個欄位對應到Word文件中，例如姓名、地址、電話等。這樣可以確保資料匯入後格式正確。
2. 匯入Excel資料後，如何進行合併列印？
匯入Excel資料後，您需要使用Word的「合併列印」功能。步驟如下：
- 開啟Word文件： 建立或開啟一個新的Word文件，選擇「郵件」>「開始合併列印」。
- 選擇合併類型： 選擇「標籤」、「信封」或「信件」等合併類型。
- 選擇資料源： 點選「選擇收件人」，選擇匯入的Excel文件作為資料源。
- 插入合併欄位： 在Word文件中插入「合併欄位」，例如「姓名」、「地址」等，讓Word可以根據Excel資料自動替換這些欄位。
- 預覽和列印： 預覽合併結果，確定無誤後即可列印。
3. 匯入Excel資料到Word後，如何插入圖片？
在Word中，您可以使用「合併欄位」功能，將Excel資料中的圖片路徑插入到Word文件中。步驟如下：
- 準備圖片： 在Excel文件中，將圖片的路徑儲存在一個欄位中。
- 插入合併欄位： 在Word文件中，將游標移至要插入圖片的位置，插入一個「合併欄位」，選擇包含圖片路徑的欄位。
- 設定圖片格式： 在插入圖片後，可以調整圖片的大小、位置、格式等。
您可以參考Word的合併列印教學，更深入了解使用方法。