Excel 兩個工作表同步必學攻略:並排檢視與同步捲動

想要輕鬆比較兩個 Excel 工作表中的數據嗎? 使用「並排檢視」功能,你可以將兩個工作表並排顯示,方便快速對照。此外,「同步捲動」功能能讓兩個工作表同時上下捲動,保持數據行的一致性,避免遺漏或錯誤。這些功能讓 Excel 兩個工作表同步變得更加便捷,有效提升工作效率。

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並排檢視:輕鬆比較不同活頁簿中的兩個工作表

在 Excel 中,我們經常需要比較不同活頁簿中的兩個工作表,例如,您可能需要比較不同月份的銷售數據或不同部門的預算表。傳統上,我們可能需要在兩個不同的視窗中開啟兩個工作表,然後不斷地切換視窗,才能進行比較。這不僅效率低下,而且容易造成數據遺漏或誤差。

幸運的是,Excel 提供了一個非常實用的功能:並排檢視。這個功能可以將兩個工作表並排顯示在同一個視窗中,方便您快速比較和對照數據。

如何使用並排檢視功能?

1. 開啟包含您想要進行比較之工作表的兩個活頁簿。
2. 在[檢視] 索引標籤的[視窗] 群組中,按兩下[並排檢視]。 這個動作會將兩個活頁簿並排顯示在同一個視窗中。
3. 在每個活頁簿視窗中,按一下您想要比較的工作表。 這樣,您就可以在同一個視窗中同時檢視兩個工作表。

並排檢視功能的優點:

提高效率: 您不再需要不斷地在兩個視窗之間切換,可以節省時間,提高工作效率。
減少錯誤: 並排檢視可以幫助您更輕鬆地比較數據,減少數據遺漏或誤差。
方便操作: 您可以輕鬆地調整兩個工作表的顯示比例,方便您進行比較。

下一步:同步捲動

並排檢視功能只是 Excel 同步操作中的第一步。在下一節,我們將介紹另一個實用的功能:同步捲動。這個功能可以讓您在兩個工作表之間進行比較時,同時上下捲動,保持兩個工作表中相同數據行的對應關係。

並排檢視兩個工作表:開啟「檢視」功能

除了同步捲動,將兩個工作表並排檢視也是提升工作效率的關鍵。Excel 提供了「檢視」功能,讓您可以同時查看兩個工作表,方便比較資料、進行交叉比對,並提高工作效率。以下步驟將引導您完成並排檢視的設定:

  1. 開啟「檢視」標籤: 在 Excel 的頂端選單中,找到「檢視」標籤。
  2. 點擊「並排」按鈕: 在「檢視」標籤中,您會看到一個標記為「並排」的按鈕。點擊它。
  3. 選擇要並排顯示的工作表: 在彈出的對話方塊中,您可以選擇要並排顯示的兩個工作表。您可以選擇「新視窗」或「目前視窗」,根據您的需求選擇適合的選項。
  4. 調整視窗大小: 並排顯示後,您可以調整兩個視窗的大小,方便您觀看資料。
  5. 同步捲動: 您可以選擇是否要同步捲動兩個工作表。如果需要同步捲動,請勾選「同步捲動」選項。這樣,當您在一個工作表中捲動時,另一個工作表也會同步捲動,方便您對應資料。

並排檢視功能讓您能夠輕鬆比較兩個工作表中的資料,並進行交叉比對。例如,您可以將兩個不同部門的銷售數據並排顯示,方便您分析比較不同部門的銷售狀況。此外,您也可以將兩個不同版本的表格並排顯示,方便您檢查修改的內容。

提示: 若要合併儲存格而不將資料置中,請選取合併的儲存格,然後選取「合併&中心」旁邊的左、中央或右對齊方式選項。

Excel 兩個工作表同步必學攻略:並排檢視與同步捲動

excel兩個工作表同步. Photos provided by unsplash

建立連結,讓資料動態更新

在 Excel 中,連結不同工作表可以讓資料保持同步更新,這在需要頻繁更新資料或進行資料整合時非常有用。例如,您可能需要將一個工作表中的銷售數據連結到另一個工作表中的產品目錄,以便自動更新銷售數據的產品名稱和價格。以下步驟將詳細說明如何建立連結,讓資料動態更新:

  1. 開啟來源活頁簿:首先,開啟包含您要連結資料的工作簿。例如,您要將產品目錄中的資料連結到銷售數據工作表,則需要先開啟產品目錄工作簿。
  2. 選取要複製的儲存格或儲存格範圍:在來源工作簿中,選取您要連結到其他工作表的儲存格或儲存格範圍。例如,您要連結產品目錄中的產品名稱和價格,則需要選取包含這些資訊的儲存格。
  3. 複製資料:選取儲存格後,您可以使用「首頁」選項卡中的「複製」按鈕,或者使用鍵盤快捷鍵 Ctrl+C 複製資料。
  4. 切換至目標工作表:切換至您要置入連結資料的工作表。例如,您要將產品目錄中的資料連結到銷售數據工作表,則需要切換至銷售數據工作表。
  5. 選取目標儲存格:在目標工作表中,選取您要放置連結資料的儲存格。例如,您要將產品名稱連結到銷售數據工作表的「產品名稱」欄位,則需要選取該欄位的第一個儲存格。
  6. 貼上連結:選取目標儲存格後,您可以使用「常用」選項卡中的「貼上」按鈕,然後選擇「選擇性貼上」。在「選擇性貼上」選項中,選擇「貼上連結」,然後點擊「確定」。

完成以上步驟後,您就會在目標工作表中看到連結的資料。當來源工作簿中的資料發生變化時,目標工作表中的連結資料也會自動更新。例如,當您在產品目錄工作簿中更改產品名稱或價格時,銷售數據工作表中的連結資料也會自動更新,反映最新的產品資訊。

除了以上步驟,您也可以使用 Excel 的「公式」功能建立連結。例如,您可以使用「=」符號加上來源工作簿和儲存格的地址,例如「= [產品目錄.xlsx]產品目錄!A1」,來建立連結。這種方法更加靈活,可以根據您的需求建立更複雜的連結公式。

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建立連結,讓資料動態更新
步驟 說明
1 開啟來源活頁簿:首先,開啟包含您要連結資料的工作簿。例如,您要將產品目錄中的資料連結到銷售數據工作表,則需要先開啟產品目錄工作簿。
2 選取要複製的儲存格或儲存格範圍:在來源工作簿中,選取您要連結到其他工作表的儲存格或儲存格範圍。例如,您要連結產品目錄中的產品名稱和價格,則需要選取包含這些資訊的儲存格。
3 複製資料:選取儲存格後,您可以使用「首頁」選項卡中的「複製」按鈕,或者使用鍵盤快捷鍵 Ctrl+C 複製資料。
4 切換至目標工作表:切換至您要置入連結資料的工作表。例如,您要將產品目錄中的資料連結到銷售數據工作表,則需要切換至銷售數據工作表。
5 選取目標儲存格:在目標工作表中,選取您要放置連結資料的儲存格。例如,您要將產品名稱連結到銷售數據工作表的「產品名稱」欄位,則需要選取該欄位的第一個儲存格。
6 貼上連結:選取目標儲存格後,您可以使用「常用」選項卡中的「貼上」按鈕,然後選擇「選擇性貼上」。在「選擇性貼上」選項中,選擇「貼上連結」,然後點擊「確定」。

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如何將多個工作表彙整至同一張工作表中?

當您需要將多個工作表中的數據整合到一張工作表中時,Excel 的「合併匯算」功能就能派上用場。這個功能可以將來自不同工作表或活頁簿的數據彙整到單一位置,讓您輕鬆進行分析和比較。以下步驟將引導您完成這個過程:

  1. 開啟每個來源工作表:首先,開啟所有包含您要合併數據的工作表或活頁簿。確保您已經清楚地了解每個工作表中數據的位置和格式。
  2. 確定數據在每個工作表上的相同位置:在進行合併匯算之前,請確認每個來源工作表中的數據都位於相同的位置。例如,如果所有工作表中都包含「產品名稱」、「銷售數量」和「銷售金額」等欄位,請確保這些欄位在每個工作表中的位置都一致。這將確保合併匯算後的數據正確排列。
  3. 在目的工作表中,選取要顯示合併匯算數據的區域左上角儲存格:開啟您要存放合併匯算結果的工作表,並選取要顯示合併數據的區域左上角儲存格。這個區域的範圍應與來源工作表中的數據範圍相同。
  4. 移至[數據> 合併匯算]:在 Excel 的功能區中,點選「數據」標籤,然後選擇「合併匯算」功能。這將開啟「合併匯算」對話方塊。
  5. 在[ 函數] 方塊中,選取您要Excel用來合併匯算數據的函數:在「合併匯算」對話方塊中,您需要選擇一個函數來指定如何合併數據。常見的函數包括「SUM」 (總和)、「AVERAGE」 (平均值)、「MAX」 (最大值) 和「MIN」 (最小值)。根據您的需求選擇適當的函數。
  6. 在每個來源工作表中,選取您的數據:在「合併匯算」對話方塊中,點選「新增」按鈕,然後選取每個來源工作表中要合併的數據範圍。請確保您選取的數據範圍與目的工作表中的區域範圍相符。
  7. 當您從每個來源工作表和活頁簿新增數據時,請選取[確定]:完成所有來源工作表的數據選取後,點選「確定」按鈕。Excel 將根據您選擇的函數合併匯算數據,並將結果顯示在目的工作表中。

通過以上步驟,您就可以輕鬆地將多個工作表中的數據彙整到同一張工作表中,方便您進行進一步的分析和處理。合併匯算功能是 Excel 中一個強大的工具,可以幫助您節省時間並提高工作效率。

建立外部參照:讓兩個 Excel 工作表連動

想要讓兩個 Excel 工作表連動,最常用的技巧就是建立外部參照。外部參照指的是在一個工作表中引用另一個工作表中的資料,讓兩個工作表之間產生連結,當來源工作表中的資料變動時,目標工作表中的資料也會跟著更新。以下步驟將詳細說明如何建立外部參照:

  1. 開啟包含外部參照的目的地活頁簿:首先,開啟您想要建立外部參照的 Excel 工作簿。這個工作簿將會顯示來自另一個工作簿的資料。
  2. 開啟包含您要建立活頁簿連結之數據的來源目的地活頁簿:接下來,開啟包含您想要連結的資料的 Excel 工作簿。這個工作簿是您要從中取得資料的來源。
  3. 選取您要建立外部參照的儲存格或儲存格:在目的地工作簿中,選取您要顯示來源工作簿資料的儲存格。
  4. 輸入= (等號):在選取的儲存格中,輸入等號 (=) ,這表示您要建立一個公式。
  5. 切換到來源活頁簿,然後按下包含您要連結之單元格的工作表:切換到包含您要連結資料的來源工作簿,並點選包含您要連結資料的工作表。
  6. 選取您要連結的儲存格或儲存格,然後按Enter:在來源工作簿中,選取您想要連結的儲存格,然後按下 Enter 鍵。

完成以上步驟後,您就會在目的地工作簿中看到來源工作簿中的資料。當您修改來源工作簿中的資料時,目的地工作簿中的資料也會自動更新。這讓您可以輕鬆地將兩個工作表連動起來,並保持資料的一致性。

可以參考 excel兩個工作表同步

Excel兩個工作表同步結論

掌握 Excel 兩個工作表同步技巧,可以大幅提升您的工作效率,減少錯誤,並讓資料管理更輕鬆。並排檢視功能讓您能同時查看兩個工作表,方便比較和交叉對照資料,而同步捲動功能則讓兩個工作表同步捲動,避免資料遺漏或錯誤。此外,建立連結功能能讓資料自動更新,省去您手動複製貼上的麻煩。

無論您是數據分析師、會計師、市場營銷人員,還是學生,掌握 Excel 兩個工作表同步技巧都能幫助您更有效地管理和分析數據,提高工作效率,並避免數據錯誤。希望本文能幫助您更深入了解 Excel 兩個工作表同步的功能,並在工作中充分利用這些功能。

excel兩個工作表同步 常見問題快速FAQ

1. 我可以使用並排檢視功能同步不同工作簿中的兩個工作表嗎?

可以的!並排檢視功能可以同步不同工作簿中的兩個工作表。您可以按照文章中的步驟開啟兩個工作簿,並使用並排檢視功能將它們並排顯示。之後,您可以使用同步捲動功能同步兩個工作表的捲動操作,以保持資料的一致性。

2. 如何同步兩個工作表的數據?

同步兩個工作表的數據,您可以使用以下兩種方法:
1. 建立外部參照:這是在一個工作表中引用另一個工作表中的資料,建立兩個工作表之間的連結,當來源工作表中的資料變動時,目標工作表中的資料也會跟著更新。
2. 使用「合併匯算」功能:這個功能可以將來自不同工作表或活頁簿的數據彙整到單一位置,並根據您的需要選擇適當的函數進行數據合併,例如「SUM」 (總和)、「AVERAGE」 (平均值)、「MAX」 (最大值) 和「MIN」 (最小值)。

3. 並排檢視功能可以使用在哪些情況下?

並排檢視功能適用於以下情況:
1. 比較兩個工作表中的數據,例如比較不同月份的銷售數據或不同部門的預算表。
2. 在不同工作表中尋找相同的資料,例如在兩個工作表中尋找相同客戶的訂單數據。
3. 校對兩個工作表的數據,例如檢查兩個工作表中的數據是否一致。
4. 進行交叉比對,例如將銷售數據和產品目錄進行交叉比對,以查看每個產品的銷售狀況。

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By Zac Lu

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