在繁忙的辦公室環境中，有效率地與同事共享檔案至關重要。利用「辦公室共用資料夾」功能，您可以輕鬆建立共享資料夾，並控制不同成員的存取權限。無論是團隊合作編輯文件、建立資料庫或是與外部合作夥伴共享資訊，您都能透過簡單的步驟設定共享權限，並透過電子郵件邀請他人加入。您只需將檔案儲存到 OneDrive 或 SharePoint，選擇「共用」並設定權限，例如「唯讀」、「編輯」或「擁有者」，就能輕鬆與同事共享資料夾。
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建立共用資料夾
在 Microsoft Office 應用程式中，建立共用資料夾是與同事高效協作的關鍵。無論您需要共同編輯一份報告、建立一個資料庫，還是與外部合作夥伴共享檔案，共用資料夾都能讓您輕鬆地管理檔案存取權限，並確保團隊成員都能及時獲得最新資訊。本文將帶您一步步了解如何建立、設定和管理共用資料夾，讓您輕鬆掌握這項功能，並提升工作效率。
首先，您需要選擇要共用的檔案或資料夾。當您開啟檔案或選取檔案或資料夾時，選取「共用」。如果您處理桌面檔案，但檔案尚未儲存到 OneDrive 或 SharePoint，請選取要上傳檔案的位置。接下來，選取向下箭號來為您要共用的連結選擇權限。選項包括：
- 唯讀： 允許其他人檢視檔案，但無法進行編輯或修改。
- 編輯： 允許其他人檢視和編輯檔案。
- 擁有者： 允許其他人檢視、編輯和管理檔案，包括新增或移除其他成員。
選取「套用」以儲存權限。然後，您需要輸入共用對象的名稱或電子郵件地址，並輸入一則訊息。最後，選取「傳送」即可將共用連結發送給您的同事。他們將收到一封電子郵件，其中包含一個連結，點擊該連結即可存取共用資料夾。
Windows 11 鄰近分享設定
在 Windows 11 中，設定共用資料夾非常直觀，您可以透過「鄰近分享」功能輕鬆地與附近的裝置共享檔案。以下步驟將引導您完成設定過程：
- 開啟「鄰近分享」設定： 選取[開始 ]，然後選取[設定 >系統 >鄰近分享] 。
- 選擇分享裝置： 在[ 鄰近分享] 底下，選擇您想要分享或接收其內容的裝置。您可以選擇「所有裝置」或「僅我的裝置」，根據您的需求進行設定。
- 設定接收檔案的儲存位置： 若要變更接收檔案的儲存位置，請在[接收檔案的儲存位置] 下方，選取[變更]、選擇新的位置，然後選取[選取資料夾]。預設位置通常是「下載」資料夾，您可以根據自己的習慣選擇其他資料夾。
- 確認分享資料夾： 您可以選擇要分享的特定資料夾，或選擇「所有資料夾」來分享所有資料夾。建議您僅分享必要的資料夾，並避免分享包含敏感資訊的資料夾。
- 確認安全設定： 在設定過程中，您會看到「需要密碼」的選項。建議您開啟此選項，以確保只有您信任的裝置才能存取您的資料夾。開啟此選項後，您需要設定一個密碼，並在其他裝置上輸入相同的密碼才能存取您的資料夾。
完成上述步驟後，您就可以開始與附近的裝置共享資料夾了。在其他裝置上，您應該能夠看到您的電腦名稱，並選取要存取的資料夾。請注意，鄰近分享功能需要您的電腦和接收裝置都連接到相同的網路，並且需要開啟藍牙和 Wi-Fi。
辦公室共用資料夾. Photos provided by unsplash
如何兩台電腦共用一個資料夾？
在 Windows 系統中，共用資料夾非常容易。以下是一些簡單的步驟，讓您輕鬆地將資料夾共用給另一台電腦：
- 找到要共用的資料夾：首先，找到您想要共用的資料夾。例如，您可能想要共用一個包含照片、文件或音樂的資料夾。
- 以滑鼠右鍵按一下（或長按）資料夾：在資料夾上，以滑鼠右鍵按一下（或長按），然後選取「顯示更多選項」。
- 選擇「授與存取權給」：在彈出的選單中，您會看到「授與存取權給」選項。點擊這個選項。
- 選擇「特定人員」或「所有人」：接下來，您需要選擇要共用資料夾的對象。您可以選擇「特定人員」，也就是您想要共用資料夾的特定使用者，例如您的同事或家人。或者，您可以選擇「所有人」，這表示所有網路使用者都可以存取這個資料夾。
- 選擇要共用資料夾的使用者：如果您選擇「特定人員」，您需要選擇要共用資料夾的使用者。您可以從列表中選擇使用者，或者輸入使用者的名稱或電子郵件地址。
- 選擇「所有人」以授與所有網路使用者存取權：如果您選擇「所有人」，所有網路使用者都可以存取這個資料夾。請注意，這會讓任何人都可以存取您的資料夾，因此請務必小心使用這個選項。
- 設定權限：在選擇使用者或「所有人」之後，您可以設定使用者對資料夾的權限。您可以選擇讓使用者只有「讀取」權限，也就是只能查看資料夾中的檔案，但不能修改或刪除檔案。或者，您可以選擇讓使用者擁有「讀取/寫入」權限，也就是可以查看、修改和刪除資料夾中的檔案。
- 確認設定：完成設定後，確認您的設定，並點擊「確定」按鈕。
完成這些步驟後，您就成功地將資料夾共用給另一台電腦。現在，另一台電腦的使用者可以存取您的資料夾，並查看、修改或刪除資料夾中的檔案。
請注意，共用資料夾可能會讓您的資料更容易受到攻擊。因此，在共用資料夾之前，請務必確保您的電腦已安裝防毒軟體，並且您的資料已備份。
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| 步驟 | 說明 |
|---|---|
| 1 | 找到要共用的資料夾：首先，找到您想要共用的資料夾。例如，您可能想要共用一個包含照片、文件或音樂的資料夾。 |
| 2 | 以滑鼠右鍵按一下（或長按）資料夾：在資料夾上，以滑鼠右鍵按一下（或長按），然後選取「顯示更多選項」。 |
| 3 | 選擇「授與存取權給」：在彈出的選單中，您會看到「授與存取權給」選項。點擊這個選項。 |
| 4 | 選擇「特定人員」或「所有人」：接下來，您需要選擇要共用資料夾的對象。您可以選擇「特定人員」，也就是您想要共用資料夾的特定使用者，例如您的同事或家人。或者，您可以選擇「所有人」，這表示所有網路使用者都可以存取這個資料夾。 |
| 5 | 選擇要共用資料夾的使用者：如果您選擇「特定人員」，您需要選擇要共用資料夾的使用者。您可以從列表中選擇使用者，或者輸入使用者的名稱或電子郵件地址。 |
| 6 | 選擇「所有人」以授與所有網路使用者存取權：如果您選擇「所有人」，所有網路使用者都可以存取這個資料夾。請注意，這會讓任何人都可以存取您的資料夾，因此請務必小心使用這個選項。 |
| 7 | 設定權限：在選擇使用者或「所有人」之後，您可以設定使用者對資料夾的權限。您可以選擇讓使用者只有「讀取」權限，也就是只能查看資料夾中的檔案，但不能修改或刪除檔案。或者，您可以選擇讓使用者擁有「讀取/寫入」權限，也就是可以查看、修改和刪除資料夾中的檔案。 |
| 8 | 確認設定：完成設定後，確認您的設定，並點擊「確定」按鈕。 |
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如何找到共用資料夾？
找到他人共用的資料夾，就像在網路世界中尋找寶藏一樣，需要一些技巧和方法。最常見的尋找方式是透過網路芳鄰或檔案總管。在 Windows 作業系統中，你可以使用以下步驟找到共用資料夾：
- 開啟檔案總管：你可以透過按下鍵盤上的 Windows 鍵 + E 或在開始功能表中搜尋「檔案總管」來開啟檔案總管。
- 尋找網路：在檔案總管的左側窗格中，找到「網路」或「網路位置」選項，並點選它。
- 瀏覽網路芳鄰：在「網路」視窗中，你會看到網路上的所有電腦和裝置。點選你想要尋找共用資料夾的電腦名稱，例如「工作站名稱」。
- 尋找共用資料夾：在電腦的共用資料夾清單中，你會看到所有被設定為共用的資料夾。點選你想要存取的資料夾，就可以開啟它並檢視裡面的檔案。
如果你無法找到共用資料夾，可能是因為以下原因：
- 共用資料夾被隱藏：有些資料夾可能被設定為隱藏，需要調整設定才能顯示。你可以透過開啟「檔案總管」選項，然後在「檢視」索引標籤中勾選「顯示隱藏的檔案、資料夾和磁碟機」來顯示隱藏的資料夾。
- 網路連線問題：如果你的網路連線不穩定或無法連線到目標電腦，你就無法找到共用資料夾。請確認你的網路連線是否正常。
- 權限問題：如果你沒有權限存取共用資料夾，你也無法找到它。請聯繫資料夾的擁有者，請求存取權限。
如果你仍然無法找到共用資料夾，你可以嘗試使用其他方法，例如透過網路磁碟機或雲端儲存服務來存取檔案。例如，你可以使用 Google Drive、Dropbox 或 OneDrive 等雲端儲存服務，將檔案儲存在雲端，並與他人分享。
如何設定共用資料夾？
在 Android 裝置上開啟 Google 雲端硬碟應用程式，找到您想要共用的資料夾，並點選它。然後，點選右上角的「共用」圖示，它通常是一個帶有兩個人的圖示。接著，您需要輸入共用對象的電子郵件地址，可以是個人或群組。輸入完畢後，您需要選擇共用對象的角色：檢視者、加註者或編輯者。這將決定他們對資料夾的存取權限。檢視者只能查看資料夾中的檔案，無法進行任何修改；加註者可以查看和加註評論，但無法修改檔案內容；編輯者則擁有完全的存取權限，可以查看、修改和新增檔案。選擇完角色後，您可以選擇是否要設定到期日。如果您的帳戶是符合條件的公司或學校帳戶，您可以在共用對象的角色下方找到「到期日」選項，並設定資料夾共用的到期時間。設定完畢後，點選「傳送」即可完成共用資料夾的設定。
設定完共用資料夾後，共用對象會收到一封電子郵件通知，包含資料夾的連結和存取權限。他們可以點選連結直接進入資料夾，並根據您的設定進行查看、加註或編輯。您也可以隨時調整共用設定，例如新增或移除共用對象、更改存取權限或設定到期日。此外，您也可以在 Google 雲端硬碟應用程式的「共用」頁面中查看所有已共用的資料夾，並管理其設定。
辦公室共用資料夾結論
透過「辦公室共用資料夾」功能，您不再需要擔心檔案共享的複雜性。無論您需要與同事共同編輯文件、建立資料庫，還是與外部合作夥伴共享資訊，都能輕鬆設定權限，並透過電子郵件邀請他人加入。掌握這個功能，不僅能提升團隊協作效率，更能確保檔案安全，滿足團隊需求。
透過本文的詳細介紹，您已經了解如何在 Microsoft Office 應用程式中建立、設定和管理共用資料夾。相信您現在已能運用這些技巧，有效率地與同事共享檔案，並提高工作效率。如果您有任何問題，請隨時搜尋相關資訊或向您的 IT 部門尋求協助。
祝您在辦公室工作中，運用「辦公室共用資料夾」功能順利，並取得更大的成功！
辦公室共用資料夾 常見問題快速FAQ
如何更改共用資料夾的權限？
您可以在資料夾的「共用」設定中調整權限。點選「共用」連結，找到您要修改的成員，點選他們的權限設定（例如「唯讀」、「編輯」或「擁有者」）即可更改。
如果我忘記了共用資料夾的連結，該怎麼辦？
您可以嘗試在 OneDrive 或 SharePoint 上尋找您共用的資料夾，或者請最初邀請您加入的人提供連結。如果資料夾已不再存在，可能需要重新建立一個新的共用資料夾。
我可以將共用資料夾設定為特定時間到期嗎？
是的，您可以設定資料夾的到期時間。在共用資料夾時，選擇「設定到期日」，並設定您想要的到期時間。當到期時間一到，共用連結將會失效，其他人將無法存取資料夾。